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網上論壇屬於谷歌的第四項服務, 排名在所有網頁、圖片、新聞之後; 不過, 谷歌的英文首頁, 把網上論壇排在第三位, 次於所有網頁及圖片, 排在新聞之前。由此可見, 谷歌網上論壇在不同語系裡, 具有不同的地位。

網上論壇是社群軟體的始祖, 起源於1979年美國杜克大學的電子佈告欄系統(BBS)。現在的系統可搜尋及閱讀新聞群組(Usenet)檔案區中超過10億則的留言, 用戶並可以建立自己的群組、郵寄清單或電子報, 與親朋好友們保持聯絡。

谷歌網上論壇是建立群組、分享意見、搜尋瀏覽、集思廣益的網路空間。

谷歌網上論壇包含自1981年以來, 最完整的新聞群組留言檔案區。以瀏覽器就可以使用谷歌網上論壇, 不需使用新聞閱讀軟體, 就像在網際網路上搜尋網頁一樣地搜尋這個檔案。

2001年2月12日, 谷歌向Deja News買下Usenet的所有存檔, 加上電子佈告欄系統的內容, 重新命名為網上論壇(Groups)。包括1981年以來, 在Usenet公佈欄出現的10多億則留言。

2004年五月, 谷歌調整網上論壇的介面及功能, 讓使用者可以更輕鬆地建立、搜尋、過濾郵寄清單, 並可訂閱及追蹤喜歡的討論群組。

主持人可以設定谷歌網上論壇群組的性質, 最開放的群組, 任何人都可以閱讀封存內容、任何人都可以成為會員、任何人都可以留言、留言不須批核等。

谷歌網上論壇的內容, 實際上分為兩組: 網上論壇(Groups)、新聞群組(Usenet Newsgroups)。谷歌仍持續收錄其他電子佈告欄系統的留言, 用戶可以自由地在谷歌網上論壇開設新的論壇。

1a. 網上論壇

谷歌的網上論壇, 在介面做了一些改良, 加強資料庫的功能, 更方便用戶使用。

建立新的群組: 可以建立、加入與搜尋以電子郵件為基礎的郵寄清單, 並指定群組的開放程度。
動態的會話群組: 新的留言可在10秒內出現, 並在10分鐘內建立索引。
強化使用者的介面: 可以使用[我的群組]功能, 追蹤與標記主題, 並以留言摘要、標題或會話群組檢視等方式檢視留言。

新聞群組係Usenet的譯名, 係是指1979年起始於美國杜克大學的線上公佈欄系統。歷經三十年歲月的累積, 已有數萬個新聞群組, 主機遍及全世界各地, 涵蓋了各式各樣的主題。

在網頁和網頁瀏覽器發明之前, 在電子郵件尚未成為普遍的線上通訊方式前, 人們在電子公佈欄張貼留言, 透過層層轉貼, 讓其他人閱讀及回覆。1979年, 在杜克大學的Steve Bellovin、Jim Ellis、Tom Truscott和Steve Daniel等人主導下, 新聞群組成為電子公佈欄的收藏區。

目前可以找到的最早留言, 是arpavax:mark於1981年5月11日(星期一)上午10時09分在net.general的留言。留言本身沒有什麼重要, 在二十多年後, 還能看到當時的留言, 有點震憾。

1995年, Deja News簡化新聞群組的介面, 為留言建立封存與索引, 讓人們能夠搜尋及分類留言, 短暫而雜亂無章的資源, 一躍而成易於使用的參考工具。

2001年2月, 谷歌併購Deja.com的Usenet討論區後, 整個Usenet檔案區中超過10億則的留言, 成為谷歌工程師的挑戰, 必須持續改良搜尋與瀏覽工具, 整合舊的檔案區與新的留言, 提高新聞群組的可讀性。

新聞群組就像有千百條支流的河流, 每個分支都指向最高層級的群組類別(如tw), 循著分支而上, 來到較小的分支(如tw.bbs), 這個分支將指向含有更多特定類別留言的支流(如tw.bbs.campus), 最後來到資料流中最小的部份(如tw.bbs.campus.fju)。

Usent本身是分散式的網路, 每個伺服器都可以自創群組的名稱及內容, 設定其管理規則。演變至今, 谷歌網上論壇已收錄1011個上層名稱。

新聞群組的名稱, 由多個部份組成, 以句號分隔, 每一個新聞群組由留言組成, 回覆及留言構成的串連, 看起來就像使用者互通的電子郵件, 只不過任何進入該群組的人都可以閱讀。

若要得到感興趣主題之新訊息的通知, 只要設立一個網上論壇的快訊即可。就如同新聞或網頁快訊一樣, 網上論壇快訊為一則電子郵件, 會在指定的谷歌網上論壇搜尋結果, 並把新訊息出現時, 通知用戶。

設立網上論壇快訊的程序很簡單, 只需造訪谷歌快訊首頁, 輸入搜尋字詞, 在下拉式選單上點選「網上論壇」, 並提供多久檢查一次結果及電子郵件地址等資訊。完成這些步驟後，按一下「建立快訊」鈕。到電子郵件地址讀取確認郵件, 按一下此郵件裏的連結, 就可啟動該快訊。

有了谷歌帳戶後, 可以從「管理您的快訊」網頁上建立並確認快訊的內容。

首先, 有人在谷歌網上論壇建立新的群組, 開啟某個主題的留言, 其他人回覆留言; 這樣的留言與回覆, 構成該主題的 [串連], 包含越來越多針對第一則留言或其他任何留言的回應, 可能偏離原來的討論主主題, 另外展開新的串連。

除了群組的主持人及管理人之外, 沒有管制留言的機制, 留言本身毫無計畫地蔓延與擴張, 沒有被谷歌網上論壇伺服器收錄的留言與回覆, 幾乎沒有搜尋及運用的管道; 而且幾天或幾星期之前張貼的留言, 多半被伺服器視為過期的留言, 從討論區中刪除, 使用者再也無法檢視或搜尋這些留言。

谷歌網上論壇意圖永久保留新的群組留言及回覆, 以及已經被收錄的新聞群組留言及回覆。

符合搜尋字詞的群組以綠色連結呈現, 符合搜尋字詞的留言則以藍色連結呈現。

從瀏覽谷歌網上論壇的目錄, 點選<瀏覽群組類別>, 看到所有新聞群組的類別; 再點選<所有群組>, 顯示所有網上論壇的類別。點選類別, 進入更細的分類, 縮小群組目錄的範圍, 直到找到相關的群組為止。

群組的類別由建立者(主持人)自行指定, 不見得符合用戶的期望; 目錄搜尋的對象是目錄名稱及建立者描述的群組簡介, 這是群組建立者主觀的內容; 論壇搜尋的對象是論壇的發言內容, 最真實及自然的, 出現的鍵詞不見得就是在使用者指定的用途。

群組以樹狀方式分為十類: 家庭生活、保健新知、商業金融、國家地區、科技學術、新聞時事、社會人文、電腦資訊、藝術文化、休閒娛樂等。

群組的分類係由建立者自行決定, 從首頁點選之後, 可以瀏覽所有的群組類別; 討論希臘旅遊的相關群組, 可以點選休閒娛樂 > 旅遊 > 地中海 > 希臘, 找到三個群組。

留言內容: 有交集(包含全部的字詞)、字串(包含完整的字句)、聯集 (包含任何一個字詞)及差集(不包括指定字詞)等四種布林邏輯運算。
特定群組的訊息: 只傳回來自此位置之群組的訊息。
主旨: 只傳回主旨包含指定字詞的留言。
作者: 只傳回等定作者的留言。
語言: 只傳回包括中文(繁體)在內的 35種語言之一撰寫的留言, 或者全部語言撰寫的留言。
留言日期: 指定傳回留言的相對時間, 過去24小時、上週、上個月、過去3個月、過去6個月、去年等; 也可指定傳回特定時間範圍內的留言。

偏好設定與谷歌所有網頁的偏好設定完全一樣。

圖2.4-3 目錄搜尋

從首頁的搜尋網上論壇鍵入希臘, 又有不同的結果。

圖2.4-4 論壇搜尋

如果要找出特定的新聞群組(Usenet), 可以在搜尋框中輸入其名稱 (例如 alt.music.classical)或遵循谷歌網上論壇首頁中的連結瀏覽至該群組, 看到依日期排序的最新群組主題清單。按下任何主題下方的[閱讀更多資訊], 參閱最新的留言, 或上下捲動以閱讀完整的主題。

如果要找出特定階層中的群組, 使用位進階群組搜尋較為方便。在[進階群組搜尋]網頁中, 至[群組只傳回此群組的留言]的欄位, 輸入階層或部份階層(例如：comp.os.*)於搜尋框中, 這樣應該會傳回指定群組中的文章。

群組的主持人在授權設定裡, 設為任何人都可以閱讀封存內容, 就可以被任何人閱讀; 若設定為只有會員可以閱讀封存內容, 必須先加入會員, 才能閱讀其內容。

群組的主持人在留言和傳送裡, 設定為任何人都可以留言, 任何人都可以在此群組留言; 若設定為僅限會員留言, 就須先加入會員, 才能夠留言。

不願意公開的群組, 主持人可設定不納入目錄中, 只有得到邀請才能申請會員資格, 只有仲裁員可以邀請, 只有會員可以閱讀封存內容。這就是一個封閉的群組, 祗有被仲裁員邀請的人, 才能申請會員, 有會員才可以閱讀內容, 其他人難以察覺這個群組的存在。

點選留言旁的星號, 讓這個留言有特別的記號, 方便下回再閱讀, 有點像是在書上做記號。

每則留言都有一個靜態網址, 檢視該留言時, 點選<顯示選項>, 查看藍色的<顯示個別留言>連結, 即可在瀏覽器上端的瀏覽工具列裡, 看到該留言的靜態網址。

從群組的首頁點選下方的<XML>按鈕, 在RSS 2.0及Atom 1.0的選項下, 各有四個選擇:

無電子郵件 - 從網頁上閱讀此群組
電子郵件 - 即時寄出每則新留言至電郵信箱
精華摘要電郵 - 每天寄送有關群組最新活動摘要
留言總覽電郵 - 每天匯集即日所有新留言，寄出單一電郵

依此群組對該會員的重要性而定, 加入初期, 建議接收每則留言的電子郵件; 幾天之後, 熱情冷淡, 更改為精華摘要電郵; 幾週之後, 已充份瞭解該群組的活動, 可改為留言總覽電郵; 幾個月後, 祗想看看讓群組的活動, 可選擇無電子郵件, 偶而上網查看; 幾季之後, 覺得沒什麼好玩, 再選擇取消。

雖然, 可以透過電子郵件地址, 直接加入特定的群組, 不過, 既然已經到了谷歌網上論壇, 也找到該群組, 就直接在網頁上加入吧!

封閉式的群組, 申請加入後, 還需等待主持人的核准, 不核准或石沉大海沒有消息, 都是可能的。

並可針對已訂閱的群組, 個別或全體設定暱稱, 以及訂閱類型: 無電子郵件、電子郵件、留言總覽電郵、精華摘要電郵或取消訂閱。

暱稱是別人對用戶的稱呼, 簡單明瞭, 中性平和的暱稱是受歡迎。

部份群組只允許會員閱讀與搜尋該群組的內容, 大部份的群組要求先加入為會員後, 才能回覆舊主題留言或張貼新主題留言。

加入群組後, 就能夠從網上論壇首頁的<我的群組>連結, 進入該群組。

點選留言標題的<顯示選項>, 再點選<回覆>, 或直接點選留言下方的的<回覆>, 就可以對回覆該留言的內容。

為了避免被亂貼, 谷歌採取最原始的管制措施, 以兩種程序限制張貼留言的量。

限制單一群組在短時間內被張貼的留言數, 達到上限時, 將暫時凍結該群組的張貼功能, 要求用戶稍後再張貼。
限制單一用戶在短時間內可張貼的留言數, 達到上限時, 該用戶的張貼權利將被停用, 必須點選<聯絡我們>, 要求谷歌重新設定。

當成公佈欄的群組, 係單向傳播留言, 祗有主持人才能留言, 不讓會員回覆或留言。基於安全的理由, 主持人管制群組的留言, 必須經過主持人的批准, 才會被傳送出去。

不希望留言長期被放在網上論壇裡, 可以在標題或留言第一行, 加入[X-No-Archive:yes]內容, 谷歌網上論壇祗保留七天, 之後就被移除,無法再對其搜尋。但是, 在此期間, 若被人轉寄到谷歌以外的地方, 其下落就很難預測。

網上論壇有特定的電子郵件信箱, 會員可以經由該電子郵件信箱留言; 新聞群組(Usenet)沒有電子郵件信箱, 祗能到該新聞群組的首頁, 以網頁方式留言。

回覆或留言送出之後, 不能更改, 祗能由本人或主持人(仲裁人)刪除。

處於閒置狀態的留言, 即三十天內沒有回覆的留言, 會被系統關閉, 不接受新的回覆; 主持人接有隨時可以關閉該留言的回覆功能的權利, 以恢復網友的理性。

圖檔祗能以附件的方式, 用電子郵件傳送至群組的電子郵件地址, 有三項限制:

檔案的上限為 1MB
只能將附件張貼到谷歌網上論壇, 而非新聞群組(Usenet)
只能透過電子郵件張貼附件, 不可以從谷歌網上論壇介面傳送

在您的留言進入群組的封存後，只要您的群組仍存在，且並未移除該留言，它就會一直存在著。此外，我們不提供特定的檔案儲存系統，因此，您必須尋找該檔案包含的訊息，才能進行檢視。

回覆時, 可以選擇回覆的內容張貼在群組內, 或者祗回覆給作者本人。

觀察其他人的使用方式, 是最簡單的學習基礎。閱讀過數百則留言, 並目睹網路筆戰之後, 當可體會張貼行為的準則。以下是摘錄自Chuq Von Rospach 所著的「A Primer on How to Work With the Usenet Community」, 網路上有甚多中文譯本。

全世界的人都可以閱讀到您的留 , 無法以事實說服他人, 請不要做人身攻擊。如果對某件事情或某個人感到生氣, 請冷靜下來好好思考後再行留言。留言應是可以在大庭廣眾高聲朗讀的。

有許多人在網上論壇留言, 確有此意。除非留言一開始訧表明其目的, 且使用官方的電子信箱, 我們還是不要假設這些人是代表他們的組織發言。認為某篇文章具有攻擊性, 應直接與對方溝通, 或當作沒看到。

您會閱讀這些留言, 其他數百萬人也會, 幾十年後的數千萬人也會。群組中很可能包含您認識且關心的人, 張貼在網路上的資訊可能會對您或您所提到的人造成困擾。張貼自己或他人的個人資訊之前, 請三思; 即使在最中性且封閉的群組中張貼個人資訊, 也可能會有極大的風險。不希望讓全世界的人都知道此資訊, 就不要張貼。

大多數 Usenet 的人是透過您所說的話和您的說話方式來瞭解您這個人。請花點時間確認您的留言不會讓您感到難堪。盡量減少拼字錯誤，並確保您的文章容易閱讀與瞭解。當您想要強調重點時，盡量不要完全使用大寫的英文字母。寫作是一門需要練習的藝術。在 Usenet 中，您就是您所寫的文字。請小心選擇您的用字。

主旨可幫助人們在短時間內決定是否要閱讀留言, 像「車輛待售」這樣的主旨, 就不如「90 Civic 待售: 台中市」來得有意義。

留言時, 應考慮閱讀的人。在rec.autos詢問UNIX的問題, 就不如在comp.unix.questions或comp.unix.internals留言, 較容易引起多數人的迴響。為留言找到最適當的閱讀對象, 而不是找出最大範圍的對象。

同樣地，在 misc.misc、soc.net-people 或 misc.wanted 等一般興趣群組中張貼留言之後，又在其他更加相關的新聞群組張貼相同的留言，也是不好的行為。如果您的留言較適合某個特定的新聞群組，請不要將它張貼在範圍更大的群組中。

先熟悉特定群組的運作, 不要留言在不閱讀或只讀過幾篇文章的群組, 人們通常不會隨意加入別人的對話。

少了語調的抑揚頓挫與肢體語言, 很容易發生誤會。無法言傳的幽默容易引起誤會, 因此請確認人們瞭解你只是想表達幽默感。網路上已經發展出可以幫助人們傳達情緒的表情符號。最常見的是代表笑臉的 :-) (橫著看)，通常表示「我是說著玩的」。

除非在特別的情況下, 否則請勿在多個群組張貼相同的留言。如果必須張貼至多個新聞群組, 請不要分別在每個群組張貼, 祗要請在各群組中標示該留言的網址置即可。不僅降低網路的負擔, 並讓訂閱多個群組的人看到該留言一次, 而不需要一一查看。

[回覆]現有留言是, 應先先檢視引號中的原來留言, 並移除不相關的部份; 接著移至該文章的下方, 鍵入回覆文字。

閱讀回覆之前, 先了解稍早的內容, 不需要把整篇文章重讀一次。如果回覆比原文還早出現在其他網站上, 該網站的讀者也比較容易瞭解您在說什麼。

引用事實來支持論點, 應陳述事實的出處; 不要將他人的意見當做自己的意見。

將每一行的文字控制在80個字元內, 以便於瀏覽。引述原文時, 短一點看起來比較美觀。

在網上論壇打廣告是不受歡迎的, 廣告打得愈兇或出現的地方愈不適當, 產生的反效果愈大。

改變主意時, 可以移除自己張貼的留言。論壇的主持人及仲裁人, 可以刪除所有會員的留言。

打開該留言的<顯示選項>, 如果你是主持人(仲裁人)或留言本人, 會出現<刪除>連結, 點選後, 還有一個確認的機會, 內定值是不刪除, 需要移動滑鼠, 點選刪除。

想要移除留言, 但當時所用的電子郵件帳戶已經無法使用或無效了, 谷歌網上論壇提供特別的網頁, 讓用戶移除自己的留言。

提供張貼留言的電子郵件地址。
想要移除的留言完整網址, 或留言ID
並同意一個聲明[我宣誓上述留言全部由本人張貼，或得到張貼留言的本人授權要求移除那些留言，否則願受民法或刑法處罰。] 的聲明
填入目前的電子郵件地址。
包含真實姓名在內的完整聯絡資訊。
請求移除的理由。

看到有幫助的留言, 用戶可以給該留言評等, 所有用戶對該評等的留言, 形成該留言整體評等的一部分。

必須以谷歌帳戶登入網上論壇, 只能透過網路介面評等, 不能透過電子郵件進行評等。

在留言最下方, 有<給這篇留言評等>選項, 在五個星號之間移動滑鼠, 即可看出星號數的意義。沒有半顆星號的評等, 每個人祗能針對留言評等一次, 送出評等之後, 就不能刪除, 祗能修改, 無法對自己的留言評等。

很有人氣的留言, 才可能出現評等。一般人不會花力氣去評等沒有什麼內容的留言, 所以, 能夠被評等的留言, 作者應該很感激, 即使是星號較少的評等, 也該感謝, 至少別人閱讀了你的留言。

谷歌網上論壇有個人簡介, 必須先有帳戶才能建立並修改它。

谷歌網上論壇的個人簡介是公開的資訊, 每個人都可以看到, 任何通訊方式都可能被其他人使用。

3f. 主題文章

留言被加上星號後, 從谷歌網上論壇首頁<我的主題文章>裡, 點選星號, 就可看到這些留言。此功能有助於從廣大的谷歌網上論壇的留言中, 挑出自己感興趣的部份, 以免被其他留言淹沒。

最多可以同時使用200個星號, 使用至第201個星號時, 第一個星號被自動刪除。

留言的左下角有<Add to Google>, 點選後, 該留言就被加入谷歌的首頁。

從谷歌網上論壇首頁, 點選畫面左邊的<建立新群組 >連結, 就可以建立新的群組。

谷歌祗能建立網上論壇的群組, 新聞群組(Usenet)由各類目的管理小組, 自行審核新增群組的作業。谷歌網上論壇可做初步的審查, 並建議新聞群組的管理單位, 谷歌網上論壇本身無權新增任何新聞群組。

從網上論壇說明裡, 點選<聯絡我們 >連結, 選取<回報錯誤>主題, 在簡短主旨欄位輸入[新增新聞群組]字詞; 在郵件的本文中, 請註明希望新增的新聞群組名稱, 經過審查後, 如果被接受, 幾天之內就會新增該新聞群組。如果沒有被接受, 通常是石沉大海, 也可能收到一封簡短的回信, 沒什麼理由, 就是被拒絕。

用戶自行向新聞群組的管理單位申請, 也是一個管道。由於新聞群組採分散式管理, 因此它的申請程序, 比較複雜, 所需時間也較久。

美國長老教會學院(Presbyterian College)的網路管理人員, 寫了一篇很棒的文章, 指導新手申請新的新聞群組, NNQ: Creating New Newsgroups, http://web.presby.edu/~nnqadmin/nnq/ncreate.html。

首先是為群組命名、建立群組的電子郵件地址, 並設定群組的隱私層級;
接著在群組中新增成員, 鍵入被邀請對象的電子郵件地址後, 群組就建立完成。

群組的屬性由創建該群組的主持人設定, 封閉式的論壇祗容許被邀請的人可以閱讀及參與討論區, 開放式的論壇允許任何人都可以閱讀與搜尋群組的內容。當成通知作用的群組, 會員祗能收到群組的消息, 但不能發表或回覆任何訊息。

谷歌網上論壇提供開放的網路空間, 建立討論群組(discussion groups)或郵寄清單(mailing lists), 每個群組或清單都有一個在谷歌的首頁, 經由首頁開始新的主題或回覆既有的主題, 每個群組或清單也有自己的電子郵件地址, 透過這個地址, 會員藉以互動。

谷歌網上論壇的開放式內容, 任何人都可以使用; 閱讀封閉式的群組、在群組中留言、建立自己的群組等其他的功能, 則需要建立帳戶後, 才能使用。

公開及報告版群組內的留言, 可以被任何人搜尋得知; 不公開群組內的留言, 祗有被會員搜尋時, 才會顯現。

谷歌網上論壇主動掩飾群組留言的電子郵件地址, 以免自動化電腦程式蒐集供作寄發垃圾郵件使用。

建立群組的主持人對此群組擁有若干權限, 包括: 關於此群組、群組地址、分類類別、授權設定、留言和傳送、遠端典藏(Remote Archive)、會員管理。

谷歌網上論壇對每個群組的可使用空間, 沒有設限, 所有群組的留言及附件, 都會被永久保留, 直到作者或主持人主動將它們移除為止。

可以移除不需要的群組, 從該群組的首頁點選<管理>連結, 按下右邊最下緣的<刪除此群組] 連結, 就可刪除了。

實務上, 祗要不理它就可以了, 不必刪除該群組。刪除該群組之後, 其名稱不能被別人重複使用。輸入移除群組的原因, 祗是選項, 可以不必理會。

群組的主持人及管理員可以設定群組名稱、主要語言、群組簡介、公開網站等資訊。

群組地址就是當初申請的群組名稱, 再加上谷歌網上論壇的主機名稱, 通常不需要變更其名稱, 變更其名稱相當於刪除舊的群組, 把全部留言轉移到新的群組, 因此其影響有二:

谷歌網上論壇有兩組分類方式: 主題及地區; 群組主持人可以自行決定該群組的類屬, 大類之下還可細分, 每個群組最多只能屬於三個類別。

主題有13個大類: 人際、家庭生活、保健新知、其他、商業金融、成人、科技學術、新聞時事、社會
校園、電腦資訊、藝術文化、休閒娛樂; 地區分為非洲、亞洲、中美、歐洲、美國、加勒比、拉丁美洲、地中海、加拿大、大洋洲、中東等11個地區。

邀請的權限, 祗限群組的主持人或管理員才能邀請, 或者任何人均可邀請。

選擇群組是否納入目錄之中; 指定群組留言的開放性: 任何人都可以閱讀, 或者祗限會員才可以閱讀。

限定在群組留言的資格, 包括: 主持人/管理員、會員、任何人。限會員才能留言的群組最多, 報告性質的群組, 則限定主持人/管理員才能留言。

管制留言也是必要的, 以免成為垃圾郵件的源頭; 留言資格沒有限定, 任何人均可留言, 則建議選擇<來自非會員的訊息已被管理>。

可以指定回覆既有留言時, 內定的回覆對象。回覆至整個群組, 讓大家共同討論; 回覆至此訊息的作者, 則僅限於作者本人才得到回覆, 其他人祗看到留言, 無法知道後續的發展; 回覆至

回覆會傳送至整個群組, 讓大家共同討論;
所有回覆會傳送至此訊息的作者, 僅限於作者本人才得到回覆, 其他人祗看到留言, 無法知道後續的發展;
所有回覆會傳送至群組的主持人, 由主持人決定該回覆的後續去向, 作者或群組;
使用者可以決定他們的回覆要寄往何處, 將決定權交給使用者, 公告週知或僅回覆給作者。

留言的主旨放置前置字串, 可以精準表達該留言屬於群組所有, 不致被誤認為垃圾郵件。可使用[ ]或 { }, 將前置字串括弧起來; 也可以加入 %d 字元, 將訊息號碼包含在前置字串中。如: [kohataiwan], {Koha 臺灣}, [kohataiwan:%d]。

在授權設定中, 設定會員資格須經過批核, 在留言和傳送中, 設定留言須先經批核, 然後才被傳送; 待批核的申請及留言, 都會出現在此。

每個群組都需要會員, 病毒式行銷主動加入的會員, 忠誠度最高。Google Librarian Newsletter群組祗幾個地方發佈新聞, 就招徠近三萬名會員。

絕大多數的群組還是靠邀請的方式, 招徠會員。點選群組首頁的<邀請> 連結, 進入新增或邀請新會員網頁, 填寫四項資料:

輸入被邀請會員的電子郵件地址, 每個地址單獨一行。
點選<新增>或<邀請>, 新增具有侵略性, 預設會員有意願加入; 邀請比較和善, 會員必須確認此邀請, 才成為真正的會員
選取預設訂閱模式, 預設值為電子郵件, 即時寄出每則新留言至電郵信箱, 會員可自由修改為其他的訂閱模式
撰寫歡迎訊息, 建議填寫邀請的理由。

為了避免垃圾信息和電子郵件迴圈, 有兩種類型的電子郵件地址, 不可以新增到群組的會員清單裡:

谷歌網上論壇不允許新增會員的電子郵件地址使用postmaster、webmaster、info、help等帳號, 因為這些帳號通常是管理用的
谷歌網上論壇不允許新增其他群組的電子郵件地址為會員, 包含任何郵寄清單或討論群組地址。

無電子郵件 - 從網頁上閱讀此群組
電子郵件 - 即時寄出每則新留言至電郵信箱
精華摘要電郵 - 每天寄送有關群組最新活動摘要
留言總覽電郵 - 每天匯集即日所有新留言，寄出單一電郵

群組可以主動修改個別會員的訂閱類型, 主持人的設定優先於會員自己的設定:

無電子郵件 - 從網頁上閱讀此群組
電子郵件 - 即時寄出每則新留言至電郵信箱
精華摘要電郵 - 每天寄送有關群組最新活動摘要
留言總覽電郵 - 每天匯集即日所有新留言，寄出單一電郵

會員類型有三種, 已加入群組的會員類型, 可由主持人加以改變 :

一般會員 - 會員可以閱讀封存內容和張貼留言
管理員 - 管理員可以核准待審核的郵件和會員，且可以變更群組設定
主持人 - 群組的主持人除了可以變更所有的設定外，更可以刪除群組

建立群組的人, 就是主持人, 一個群組一個主持人為宜, 因為主持人可以刪除該群組; 可以指定多位管理員, 分擔審核郵件及會員的工作。其他人就是一般會員, 授與閱讀及張貼的權利。

於原來對群組的設定之外, 可以對個別會員在群組的張貼權限另外設定, 包括: 允許會員張貼、不允許會員張貼、會員張貼的文章已被管理等。

對於留言異常的會, 還可以取消訂閱, 不允許再留言或閱讀留言內容, 但還保留重新加入的機會; 或者禁止其會員資格, 不能重新加入此群組或申請會員資格。

主持人係指建立群組的人, 有權邀請第一位會員, 設定該群組的留言與回覆權限。

主持人從會員中選取一位為管理員時, 主持人與管理員都可以核准留言、邀請新會員, 並選取其他會員為管理員, 並變更該群組的管理設定。

主持人可以指定其他會員為主持人, 並將擁有權轉讓給該主持人, 使其擁有移除群組等完整的權利。當然, 天無二日國無二君, 沒有一個主持人願意與別人共同擔任主持人。