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毛慶禎 |
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輔仁大學圖書資訊學系 |
2003/03/11 |
電子郵件是人類第三次的溝通革命，前兩次是口語及書寫。
電子郵件就是 ...... e-mail, 也是 electronic mail。
貝爾發明電話後，文字逐漸沒落，很多人都以為文字完蛋了，將成少數人的玩物，直到電子郵件發明後，才給文字帶來新的契機。
電子郵件祗能寄給這些人：
寄給陌生人也可以，不過，最好保守些。而且祗能主動寄一次，至多兩三次，未得到回信認可前，不該續寄，讓別人有拒絕的機會，也給自己保留一點迴轉的空間。
電子情書、商業文案、網路會議等, 都透過電子郵件傳達。休閒或工作, 都少不了它。比傳統郵件快、比電話正式、比傳真還真實。圖文並茂之外, 聲音、動畫、影片也可以用電子郵件傳送。更妙的是, 祗要連上網際網路, 無遠弗屆, 地球、太空，甚至宇宙間, 都可以互傳。
據估計，網際網路的活動中, 有七成以上屬人際溝通, 簡單的說, 就是電子郵件及其延伸的服務。
電子郵件是一種段落式語言，收件人可以擷取部份文字，轉寄或回應它，彈性很大。
根據Nielsen/NetRatings的台灣家庭使用網路調查，臺灣地區有55%的家庭擁有電腦，43%的家庭已經上網。估計臺灣約有一千萬網路潛在人口(家中有連網者)，2001年2月時有403萬人為有效網路使用人口(特定期間內曾上網者)。
必須連上網際網路才能收發電子郵件。所以，必須向網路服務商(Internet Service Provider, ISP)申請連線。
依照政府的規定，祗有第二類電信事業才能經營網際網路接取業務，交通部電信總局有一份合法業者的名單，供消費者選取。http://www.dgt.gov.tw/chinese/data-statistics/11.1/type2_enterprises_net.shtml。
最傳統的上網方式為電話撥接，最近比較流行的是ADSL或Cable Modem，在公司行號或機關學校裡，以專線比較常見，偏遠地區可能採用衛星上網。
寫信讀信之前，需先有電子郵件的帳號。
它的內容是這樣的：
使用者＠主機.領域
例如：
陳水扁總統 abian@mail.oop.gov.tw 美國總統 president@whitehouse.gov 愛因斯坦 einstein@princeton.edu
學校或公司行號，祗要本身設有電子郵件主機，多半主動發給電子郵件帳號。個人工作室在向網路服務商申請上網的同時，就會發給帳號。免費的Ｗeb電子郵件帳號也很多，沒什麼限制，祗要申請就發給，不必身份證影本，也不會收錢。
直接上網申請免費的帳號，也是不錯的主意。
有趣的帳號在這裡：
有近百個像這樣的帳號，供你選擇：
mail.com
cheerful.com
consultant.com
europe.com
myself.com
post.com
techie.com
usa.com
writeme.com
雖然都是英文介面，或許可以在熟練之後，可以選個適合的帳號用。醫生就用 doctor.com，不錯吧！
免費帳號雖然是免費的，使用者不必付費，可是系統業者還是有成本，聽說每個帳號的每月的維持費在2美元左右。所以，廣告信是少不了的，尤其是限制級的廣告，更是洶湧而來。
免費帳號採用網頁為介面(webmail)，祗要有瀏覽器就可以收發信件，國內外均可，設定簡單，而且與工作或學習單位無關，可以隨心所欲的使用，除非違法犯紀，否則誰也管不著。
學校或工作單位發給的電子郵件帳號，可以當成身份的證明，在正式的場合使用，具有公信力，不必費口舌解釋自己的身份。
臺灣的網路環境有待加強，向國內外各申請一個免費帳號，視情況交替使用，可以免除若干不必要的尷尬。
多個帳號難免有使用不便之處，有一種轉址服務，也是免費的，可以把信件轉送到指定的帳號。參見：http://www.bigfoot.com, http://ww.netforward.com
想要匿名寄信，不用擔心網路服務商的阻擋，也不必怕被追蹤，總是有撇步的，請參見：http://anon.efga.org/Remailers 。
在競爭的壓力下, 有些免費帳號開始走偏鋒，曾經發生過，現在可能仍然存在：
- 從新浪網寄往蕃薯藤被退信：@sinamail.com.tw 寄給 @yam.com to yam
- 從奇摩寄往新浪網被退信：@kimo.com.tw 寄給 @sinamail.com.tw
- 從奇摩寄往 Netzero 被退信：@kimo.com.tw 寄給 @netzero.net
其中以新浪網的情況最嚴重，即使是從 HiNet 寄出的信，都被擋下；這種情況繼續下去，很可能造成免費電子信箱互不通郵，就像現在的即時軟體一般，實在不是網際網路用戶所樂見。
從任何一個搜尋引擎裡，以「免費電子郵件」為鍵詞，進入查詢，必然找出數不清的免費帳號。
1998年興起的入口網站 (portal site)，扮演進入網際網路大門的角色，使用者經過這個入口進入網際網路的世界，所有的服務幾乎都是免費的，包括免費帳號在內。
在較流行的入口網站，在臺灣有：
網路家庭 (PC Home) http://www.pchome.com.tw/
中國大陸則以這四個較有名氣：
美國的入口網站更多：
免費帳號絕大多數是 webmail，祗要有瀏覽器就可以收發信件，不必做額外的設定，它的缺點是必須上網才能讀信，對採用計時制的網友而言，讀信寫信的時間都是金錢，很辛苦。
進入該帳號之前，一定得有密碼，才能保障該帳號的隱私；帳號可以適度的公開，任何情況下，不可以把密碼給別人，親如父子母女夫妻也不行，網管人員索取也不行。密碼就是密碼，除了本人之外，任何人都不可以知道。
公司或學校的帳號，並不安全。
根據美國法院的判例，公司主管有權進入員工的帳號，查看內容，員工以公司的帳號從事私人活動，必須在合理的範圍，是否合理由公司主管決定。
臺灣的習慣，學校當局對於教職員生的帳號，有絕對的管轄權，網管人員可以隨意的查看信件內容，甚至在沒有法院命令的情況，檢調單位調閱所有記錄的情事，時有所聞。
面對檢調單位沒有人權觀念時，臺灣的網路服務公司祗有屈服，讓客戶的記錄隨意曝光。
為了確保個人的隱私，臺灣的網友需要準備多個帳號，最好選一個隱私權觀念較強的，例如設在西歐的免費帳號：
當然，就要很辛苦的一個個帳號去讀信及寫信；有些軟體可以把這些帳號整合入一個帳號內讀取，不過．在回信的時候，還是要視情況決定一個回信的帳號。
Webmail 可以整合其他的帳號，基於商業的考量，無法被其他的帳號整合。
這麼多的免費帳號，該選那個呢？那個最好用呢？其實是沒有標準答案的，端視個人的特質而定，好用就好。
服務品質穩定，妥善率應趨近於滿分，祗要發生過不能收發信件情況，就該重新考慮換個信箱了。
登錄資料不囉唆，千萬不要申請要求鍵入身份證字號的信箱，誰知道它會把你的身份證字號拿去做什麼用。
容量合理，圖檔傳來傳去，沒有10M怎麼夠用呢？不要考慮那些容量太小的信箱。
讀取外部的POP3信箱，擁有多個信箱是很平常的事，至少應能把POP3信箱的信件轉來。
信箱名稱好記，英文字母要少，容易被陌生人記住，知名度高也不錯。帳號本身不要含有數字，祗有囚犯才使用數字。
Taiwan.CNET.com 在 2000/9/13 評比了九個較有名氣的免費帳號，不妨做為參考：http://taiwan.cnet.com/Internet/Utilities/free_email/ 或 http://hongkong.cnet.com/Briefs/Comparisons/FreeEmail/
| Yahoo Mail | Microsoft Hotmail |
| Ju無 WebMail | Mail.com |
| PChome | 奇摩 |
| 新浪網 | 易達網 |
| Mail 2000 |
純英文介面的免費帳號更多，選一個來用。
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網站 |
通訊錄 |
自動回覆 |
附件 |
簽名檔 |
信件匣 |
過濾器 |
拼字檢查 |
其他 |
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Consolidation, forwarding |
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Consolidation |
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Microsoft Network |
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If You Want A Specialty iName, there's A $19.95 Set Up Fee |
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extra |
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Part of Lycos |
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Assorted domain names, scheduler & more! |
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200 domain names to choose from |
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Premium services for extra $$ |
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Scheduling, consolidation |
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multi- |
$20 setup fee |
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Address book can sync with Outlook98 and the Palm Pilot |
有了帳號之後，可以直接寫信給朋友，或把帳號告訴朋友，請他們寫信給你。
向網路服務商申請連線後，得到電子郵件帳號，或申請免費的電子郵件帳號，一定是先收到對方的問候信。
所以，不必擔心怎麼寫信的事，有樣可學。
首先，必須在正本收件人欄位(T0:)，填寫對方的電子郵件帳號，信件才有地方可去。
然後，把要談的事，寫入正文(Body)：
這五個寫電子郵件的原則，其實是所有人際溝通的原則，不論是講電話或聊天，採用這種原則的人，就是善於溝通的人。
信件本身的寬度要合理，通常限制在60個位元組之內，大約是30個中文字，也不能太短，否則讀起來太吃力。
在主旨(Subject)裡，以幾個字標明電子郵件的重點，讓收信人在看信之前，心裡有所準備。每封信都有重點，幾個字把它說清楚；千萬不要用「測試，test」這種沒什麼感情的字眼。回信的內容與原信不同時，一定要改寫主旨。
信件最後，一定要有署名。電子郵件產生的信頭，雖然有發信人的帳號，但是不算署名。稍為熟練後，把署名存成簽名檔，由電子郵件軟體自行取代，可以省不少力氣。
簽名檔本身應簡潔有力，以四行為原則，姓名、電子郵件帳號、公務電話/傳真、地址等。祗有18歲以下的青少年及兒童，才會在簽名檔玩些把戲。
電子郵件的方便性，在於它可以同時寄給若干人。
副本收件人欄位(Carbon Copy, CC)，與信件內容有關係，但不需回信的人，列入這裡。所有的收件人及副本收件人，都可以看到彼此的電子郵件帳號。
密件收件人(Blind Carbon Copy, BCC)，偷偷給你一份，不要告訴別人。正本及副本收件人不會知道有多少密件放出去，密件收件人卻知道有那些正本及副本的收件人。
附件就是附帶傳送的檔案，除非事先得到對方的同意，不應該傳送純文字檔之外的資料，更不可以傳送極大的檔案。
附件的編碼標準有三：
如果，你真的不知道該寫給誰，那就寫給我吧！
mao@blue.lins.fju.edu.tw
如果，你不知道該寫什麼，就告訴我，對於當天的頭條新聞，你有什麼看法。
收到信件後，至少有六種回應的方式：
沒有保存必要的信，直接刪除即可。被刪除的信多半放在垃圾(Trash)信件匣裡，必須再做清空垃圾信件匣的動作，才真的刪除掉。有些無聊的廣告信或騷擾信，以郵件軟體的過濾功能，直接丟到垃圾信件匣，完全不理它。
情人的信要留起來，退休後慢慢看，不要刪它。儲存成檔案或印成報表，都不錯。
該回的信就要回，回給寄信來的人。
必須澄清的事，就回給全體，不但回給發信人，也讓副本收件人知道你對這封信的回應。
轉寄，這封信太重要了，身為我的朋友必須知道，所以就轉寄給他了。
重新轉向，不該被收到的信，可以好心的重新轉向給原有的收件人，以原來的寄件人為此信的寄件人。
寄出的信，有時被退回來。原因很多，常見的理由有幾項：
地址不詳時，退回的信件裡會多一行
Host unknow
收件人不詳時，退回的信件裡，可找到這樣的字：
550 ma0@mails.fju.edu.tw ... User unknow
最常見的原因是收件人的電子郵件帳號寫錯了，打錯個一兩個英文字母本來就很平常。最麻煩的是，明明打錯電子郵件帳號，可是該帳號還真的存在，信就不會退回來了，收到的人也一頭霧水，好心的人還可能退回給你，否則就是石沉大海。
或許，一段姻緣就此打住。
電子郵件也能掛號，不知有多好，雖然，電子郵件本身做不到這一點，可是有些網站宣稱它們可以代為寄發掛號信。
以 HTML 格式寄信，同時傳送一個隱形圖案，打開信件時，請求遠方的伺服器將該圖案傳送過來，藉以確認信件已送達。
每封信都有唯一的圖案編號，所以，很清楚知道該信件在何時被誰看了，每次看信都會傳送一回，所以還可以得知該信被看了幾回。
祗要圖案傳送出去，就會留下記錄，然後通知原寄件人相關的閱讀資訊。
不選用 HTML 格式的郵件，就不會被查覺是否收到該信。離線看信時，這個功能也是無效。收件人設定自己的郵件伺服器，不要向外讀取圖案等資料。
http://email.about.com/internet/email/library/weekly/aa041601a.htm
A Beginner's Guide to Effective Email, http://www.webfoot.com/advice/email.top.html
回執，SentThere, http://www.sentthere.com/index.html
How HTML Email Invades Your Privacy, http://email.about.com/internet/email/library/weekly/aa121100a.htm
申請免費電子郵件帳號，國內、國外各兩個。
從這這些電子郵件帳號互相寫信、回信、轉寄。
瞭解副本收件人、密件收件人的區別。
寫信給自己的偶像：歌手、公職人員
編製自己的簽名檔
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毛慶禎 |