寫信與收信

毛慶禎

輔仁大學圖書資訊學系   

2003/03/11


上網 | 帳號 | 寫信 | 讀信 | 退信回執

電子郵件是人類第三次的溝通革命,前兩次是口語及書寫。

電子郵件就是 ...... e-mail, 也是 electronic mail。

貝爾發明電話後,文字逐漸沒落,很多人都以為文字完蛋了,將成少數人的玩物,直到電子郵件發明後,才給文字帶來新的契機。

電子郵件祗能寄給這些人:

  1. 已經認識的親朋好友
  2. 經由網頁主動來信的陌生人
  3. 曾經來信
  4. 朋友介紹

寄給陌生人也可以,不過,最好保守些。而且祗能主動寄一次,至多兩三次,未得到回信認可前,不該續寄,讓別人有拒絕的機會,也給自己保留一點迴轉的空間。

電子情書、商業文案、網路會議等, 都透過電子郵件傳達。休閒或工作, 都少不了它。比傳統郵件快、比電話正式、比傳真還真實。圖文並茂之外, 聲音、動畫、影片也可以用電子郵件傳送。更妙的是, 祗要連上網際網路, 無遠弗屆, 地球、太空,甚至宇宙間, 都可以互傳。

據估計,網際網路的活動中, 有七成以上屬人際溝通, 簡單的說, 就是電子郵件及其延伸的服務。

電子郵件是一種段落式語言,收件人可以擷取部份文字,轉寄或回應它,彈性很大。

根據Nielsen/NetRatings的台灣家庭使用網路調查,臺灣地區有55%的家庭擁有電腦,43%的家庭已經上網。估計臺灣約有一千萬網路潛在人口(家中有連網者),2001年2月時有403萬人為有效網路使用人口(特定期間內曾上網者)。

上網

必須連上網際網路才能收發電子郵件。所以,必須向網路服務商(Internet Service Provider, ISP)申請連線。

依照政府的規定,祗有第二類電信事業才能經營網際網路接取業務,交通部電信總局有一份合法業者的名單,供消費者選取。http://www.dgt.gov.tw/chinese/data-statistics/11.1/type2_enterprises_net.shtml

最傳統的上網方式為電話撥接,最近比較流行的是ADSL或Cable Modem,在公司行號或機關學校裡,以專線比較常見,偏遠地區可能採用衛星上網。

帳號

寫信讀信之前,需先有電子郵件的帳號。

它的內容是這樣的:

使用者@主機.領域

例如:

陳水扁總統 abian@mail.oop.gov.tw
美國總統 president@whitehouse.gov
愛因斯坦 einstein@princeton.edu

學校或公司行號,祗要本身設有電子郵件主機,多半主動發給電子郵件帳號。個人工作室在向網路服務商申請上網的同時,就會發給帳號。免費的Web電子郵件帳號也很多,沒什麼限制,祗要申請就發給,不必身份證影本,也不會收錢。

免費帳號

直接上網申請免費的帳號,也是不錯的主意。

有趣的帳號在這裡:

http://www.mail.com/mailcom/signup_user.jhtml 

有近百個像這樣的帳號,供你選擇:

mail.com
cheerful.com
consultant.com
europe.com
myself.com
post.com
techie.com
usa.com
writeme.com

雖然都是英文介面,或許可以在熟練之後,可以選個適合的帳號用。醫生就用 doctor.com,不錯吧!

免費帳號雖然是免費的,使用者不必付費,可是系統業者還是有成本,聽說每個帳號的每月的維持費在2美元左右。所以,廣告信是少不了的,尤其是限制級的廣告,更是洶湧而來。

免費帳號採用網頁為介面(webmail),祗要有瀏覽器就可以收發信件,國內外均可,設定簡單,而且與工作或學習單位無關,可以隨心所欲的使用,除非違法犯紀,否則誰也管不著。

學校或工作單位發給的電子郵件帳號,可以當成身份的證明,在正式的場合使用,具有公信力,不必費口舌解釋自己的身份。

臺灣的網路環境有待加強,向國內外各申請一個免費帳號,視情況交替使用,可以免除若干不必要的尷尬。

多個帳號難免有使用不便之處,有一種轉址服務,也是免費的,可以把信件轉送到指定的帳號。參見:http://www.bigfoot.com, http://ww.netforward.com

想要匿名寄信,不用擔心網路服務商的阻擋,也不必怕被追蹤,總是有撇步的,請參見:http://anon.efga.org/Remailers

在競爭的壓力下, 有些免費帳號開始走偏鋒,曾經發生過,現在可能仍然存在:

其中以新浪網的情況最嚴重,即使是從 HiNet 寄出的信,都被擋下;這種情況繼續下去,很可能造成免費電子信箱互不通郵,就像現在的即時軟體一般,實在不是網際網路用戶所樂見。

從任何一個搜尋引擎裡,以「免費電子郵件」為鍵詞,進入查詢,必然找出數不清的免費帳號。

入口網站

1998年興起的入口網站 (portal site),扮演進入網際網路大門的角色,使用者經過這個入口進入網際網路的世界,所有的服務幾乎都是免費的,包括免費帳號在內。

在較流行的入口網站,在臺灣有:

  1. 雅虎臺灣 http://tw.yahoo.com/
  2. 蕃薯藤 http://www.yam.com.tw/
  3. 奇摩 http://www.kimo.com.tw/index.shtml
  4. 新浪網 http://www.sina.com.tw/
  5. MSN 臺灣, http://www.msn.com.tw/homepage.asp 
  6. 網路家庭 (PC Home) http://www.pchome.com.tw/

中國大陸則以這四個較有名氣:

  1. 中華網, http://www.china.com
  2. 新浪網, http://www.sina.com.cn/ 
  3. 搜狐, http://www.sohu.com/ 
  4. 網易, http://www.163.com/ 

美國的入口網站更多:

  1. AOL, http://www.aol.com/ 
  2. MSN, http://www.msn.com/ 
  3. NBCi - http://www.nbci.com/
  4. Yahoo! - http://www.yahoo.com/

免費帳號絕大多數是 webmail,祗要有瀏覽器就可以收發信件,不必做額外的設定,它的缺點是必須上網才能讀信,對採用計時制的網友而言,讀信寫信的時間都是金錢,很辛苦。

進入該帳號之前,一定得有密碼,才能保障該帳號的隱私;帳號可以適度的公開,任何情況下,不可以把密碼給別人,親如父子母女夫妻也不行,網管人員索取也不行。密碼就是密碼,除了本人之外,任何人都不可以知道。

多個帳號

公司或學校的帳號,並不安全。

根據美國法院的判例,公司主管有權進入員工的帳號,查看內容,員工以公司的帳號從事私人活動,必須在合理的範圍,是否合理由公司主管決定。

臺灣的習慣,學校當局對於教職員生的帳號,有絕對的管轄權,網管人員可以隨意的查看信件內容,甚至在沒有法院命令的情況,檢調單位調閱所有記錄的情事,時有所聞。

面對檢調單位沒有人權觀念時,臺灣的網路服務公司祗有屈服,讓客戶的記錄隨意曝光。

為了確保個人的隱私,臺灣的網友需要準備多個帳號,最好選一個隱私權觀念較強的,例如設在西歐的免費帳號:

當然,就要很辛苦的一個個帳號去讀信及寫信;有些軟體可以把這些帳號整合入一個帳號內讀取,不過.在回信的時候,還是要視情況決定一個回信的帳號。

Webmail 可以整合其他的帳號,基於商業的考量,無法被其他的帳號整合。

品質

這麼多的免費帳號,該選那個呢?那個最好用呢?其實是沒有標準答案的,端視個人的特質而定,好用就好。

  1. 服務品質穩定,妥善率應趨近於滿分,祗要發生過不能收發信件情況,就該重新考慮換個信箱了。

  2. 登錄資料不囉唆,千萬不要申請要求鍵入身份證字號的信箱,誰知道它會把你的身份證字號拿去做什麼用。

  3. 容量合理,圖檔傳來傳去,沒有10M怎麼夠用呢?不要考慮那些容量太小的信箱。

  4. 讀取外部的POP3信箱,擁有多個信箱是很平常的事,至少應能把POP3信箱的信件轉來。

  5. 信箱名稱好記,英文字母要少,容易被陌生人記住,知名度高也不錯。帳號本身不要含有數字,祗有囚犯才使用數字。

Taiwan.CNET.com 在 2000/9/13 評比了九個較有名氣的免費帳號,不妨做為參考:http://taiwan.cnet.com/Internet/Utilities/free_email/http://hongkong.cnet.com/Briefs/Comparisons/FreeEmail/ 

Yahoo Mail Microsoft Hotmail
Ju無 WebMail Mail.com
PChome 奇摩
新浪網 易達網
Mail 2000  

純英文介面的免費帳號更多,選一個來用。

網站

通訊錄

自動回覆

附件

簽名檔

信件匣

過濾器

拼字檢查

其他

Angelfire

 

Bigfoot

Consolidation, forwarding

Email.com

Forwarding,
Part of Snap!

EudoraMail

Consolidation

Excite

VoiceMail

HotMail

?

?

Microsoft Network

iName Personalized Email Services

?

If You Want A Specialty iName, there's A $19.95 Set Up Fee

Ju無

extra

?

 

listTool

 

MailCity

Part of Lycos

Mail.com

Assorted domain names, scheduler & more!

My Own Email

200 domain names to choose from

n2mail

Consolidation
many domain names to choose from

Net@ddress

?

?

Premium services for extra $$

Netscape WebMail

Scheduling, consolidation

Valise

?

?

multi-
language

$20 setup fee

Yahoo! Mail

Address book can sync with Outlook98 and the Palm Pilot

有了帳號之後,可以直接寫信給朋友,或把帳號告訴朋友,請他們寫信給你。

寫信

向網路服務商申請連線後,得到電子郵件帳號,或申請免費的電子郵件帳號,一定是先收到對方的問候信。

所以,不必擔心怎麼寫信的事,有樣可學。

首先,必須在正本收件人欄位(T0:),填寫對方的電子郵件帳號,信件才有地方可去。

然後,把要談的事,寫入正文(Body):

  1. 簡短扼要
  2. 重點先說
  3. 一事一信
  4. 段間空行
  5. 每列要短

這五個寫電子郵件的原則,其實是所有人際溝通的原則,不論是講電話或聊天,採用這種原則的人,就是善於溝通的人。

信件本身的寬度要合理,通常限制在60個位元組之內,大約是30個中文字,也不能太短,否則讀起來太吃力。

在主旨(Subject)裡,以幾個字標明電子郵件的重點,讓收信人在看信之前,心裡有所準備。每封信都有重點,幾個字把它說清楚;千萬不要用「測試,test」這種沒什麼感情的字眼。回信的內容與原信不同時,一定要改寫主旨。

信件最後,一定要有署名。電子郵件產生的信頭,雖然有發信人的帳號,但是不算署名。稍為熟練後,把署名存成簽名檔,由電子郵件軟體自行取代,可以省不少力氣。

簽名檔本身應簡潔有力,以四行為原則,姓名、電子郵件帳號、公務電話/傳真、地址等。祗有18歲以下的青少年及兒童,才會在簽名檔玩些把戲。

電子郵件的方便性,在於它可以同時寄給若干人。

副本收件人欄位(Carbon Copy, CC),與信件內容有關係,但不需回信的人,列入這裡。所有的收件人及副本收件人,都可以看到彼此的電子郵件帳號。

密件收件人(Blind Carbon Copy, BCC),偷偷給你一份,不要告訴別人。正本及副本收件人不會知道有多少密件放出去,密件收件人卻知道有那些正本及副本的收件人。

附件就是附帶傳送的檔案,除非事先得到對方的同意,不應該傳送純文字檔之外的資料,更不可以傳送極大的檔案。

附件的編碼標準有三:

如果,你真的不知道該寫給誰,那就寫給我吧!

mao@blue.lins.fju.edu.tw

如果,你不知道該寫什麼,就告訴我,對於當天的頭條新聞,你有什麼看法。

讀信

收到信件後,至少有六種回應的方式:

沒有保存必要的信,直接刪除即可。被刪除的信多半放在垃圾(Trash)信件匣裡,必須再做清空垃圾信件匣的動作,才真的刪除掉。有些無聊的廣告信或騷擾信,以郵件軟體的過濾功能,直接丟到垃圾信件匣,完全不理它。

情人的信要留起來,退休後慢慢看,不要刪它。儲存成檔案或印成報表,都不錯。

該回的信就要回,回給寄信來的人。

必須澄清的事,就回給全體,不但回給發信人,也讓副本收件人知道你對這封信的回應。

轉寄,這封信太重要了,身為我的朋友必須知道,所以就轉寄給他了。

重新轉向,不該被收到的信,可以好心的重新轉向給原有的收件人,以原來的寄件人為此信的寄件人。

退信

寄出的信,有時被退回來。原因很多,常見的理由有幾項:

  1. 地址不詳,找不到收件人的電子郵件伺服器
  2. 收件人不詳,該電子郵件伺服器找不到該收件人
  3. 收件人拒收,電子郵件伺服器當機,或收件人信箱空間已滿
  4. 發信方的 hostname 收信方無法做 IP 反查。
  5. 收信方的 mail server 剛好塞車或掛點。
  6. 收信方另用 database 來管理信件,database 出問題就掛點。
  7. 發信方的 address 是黑名單,這在許多 mailing list 會做清查,這些 address 一般都無法申請進入 list。
  8. relay 的問題,非我網域不給寄信!

地址不詳時,退回的信件裡會多一行

Host unknow

收件人不詳時,退回的信件裡,可找到這樣的字:

550 ma0@mails.fju.edu.tw ... User unknow

最常見的原因是收件人的電子郵件帳號寫錯了,打錯個一兩個英文字母本來就很平常。最麻煩的是,明明打錯電子郵件帳號,可是該帳號還真的存在,信就不會退回來了,收到的人也一頭霧水,好心的人還可能退回給你,否則就是石沉大海。

或許,一段姻緣就此打住。

回執

電子郵件也能掛號,不知有多好,雖然,電子郵件本身做不到這一點,可是有些網站宣稱它們可以代為寄發掛號信。

以 HTML 格式寄信,同時傳送一個隱形圖案,打開信件時,請求遠方的伺服器將該圖案傳送過來,藉以確認信件已送達。

每封信都有唯一的圖案編號,所以,很清楚知道該信件在何時被誰看了,每次看信都會傳送一回,所以還可以得知該信被看了幾回。

祗要圖案傳送出去,就會留下記錄,然後通知原寄件人相關的閱讀資訊。

不選用 HTML 格式的郵件,就不會被查覺是否收到該信。離線看信時,這個功能也是無效。收件人設定自己的郵件伺服器,不要向外讀取圖案等資料。

http://email.about.com/internet/email/library/weekly/aa041601a.htm

 


參考資源

  1. 國內、國際電路頻寬總表 http://w3.hinet.net/hinet_v3/HiNet_Docs/bandwidth.htm

  1. A Beginner's Guide to Effective Email, http://www.webfoot.com/advice/email.top.html

  2. 轉址服務,http://www.bigfoot.com, http://ww.netforward.com

  3. 回執,SentThere, http://www.sentthere.com/index.html

    How HTML Email Invades Your Privacy, http://email.about.com/internet/email/library/weekly/aa121100a.htm 

自我練習

  1. 申請免費電子郵件帳號,國內、國外各兩個。

  2. 從這這些電子郵件帳號互相寫信、回信、轉寄。

  3. 瞭解副本收件人、密件收件人的區別。

  4. 寫信給自己的偶像:歌手、公職人員

  5. 編製自己的簽名檔

毛慶禎
臺北縣新莊市輔仁大學圖書資訊學系
Tel: 02 29031111 ext 2334, 3244(研究室) - Fax: 02 29017405
E-mail: mao@blue.lins.fju.edu.tw
http://www.lins.fju.edu.tw/mao/icommunity/firstmail.htm