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毛慶禎 |
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輔仁大學圖書資訊學系 |
2003/03/11 |
- 信頭
- 收信人
- 寄件人
- 主題
- 副本
- 密件副本
- 附件
- 其他
- 內文
- 縮寫符號
- 情緒符號
- 回信
- 轉信
電子郵件的內容分為兩個部份:
電子郵件的信頭有六件事，需要清楚表達：
To: mao@blue.lins.fju.edu.tw
From: lins1001@mails.fju.edu.tw
Subject: 授課時間表
Cc: mao@learn.com
Bcc: lins1003@mails.fju.edu.tw
Attached: c:\my documents\timetable.txt
lins1001@mails.fju.edu.tw撰寫這封信，把它寄給mao@blue.lins.fju.edu.tw，信件的主旨是「授課 時間表」，同時寄了一個副本給mao@learn.com，再隱密地寄了一個副本給lins1003@mails.fju.edu.tw，信件本身還帶有 一個附件檔案timetable.txt。
參與的人，都是收信人；被知會卻不必參與討論的人，就是副本收受者；收信人及副本收受者的信箱會出現在信件裡，所有的人都知道有那些人知曉該事。
密件副本的收件人，不會被其他人知道，所以稱為密件。
收信人(Recipient)是必備，才知道這封信要寄到那裡去。
收信人不以一個為限，可以同時寄給多個人。
寄信人(Sender)署名是禮貌，沒有寄信人的信也可以寄出，可是對收信人很不禮貌。
以簡短的幾個字，把信件的內容在主題(Subject)標示出來；讓收信人在沒有看到信件內文之前，心裡有所準備。
有需要被知會，卻又不需要參與意見的人，就放在副本(Carbon Copier)裡。
知道事情的發展，祗要配合即可。
CC是Carbon Copier縮寫，借用傳統辦公室裡的非碳複寫紙之意。
祗要知會，不必表示意見，而且收信人及副本收信人都不知道有密件副本的存在。
放在這裡的收件人，千萬不要表達意見。
BCC是Blind Carbon Copier的縮寫。
祗要是電子檔案，就可以放在附件裡，隨著信件一起發送。
寄出稍為大一點的檔案之前，應該先徵得對方的同意，否則很可能讓對方的信箱容量爆炸，即俗稱的灌爆對方，癱瘓對方的信箱。
Return-Path: <mao@lins.fju.edu.tw>
Received: from blue.lins.fju.edu.tw (IDENT:nobody@localhost [127.0.0.1])
by blue.lins.fju.edu.tw (8.12.1/8.12.1) with ESMTP id h2ALapjN006590;
Tue, 11 Mar 2003 05:36:51 +0800
Received: (from nobody@localhost)
by blue.lins.fju.edu.tw (8.12.1/8.12.1/Submit) id h2ALapIQ006589;
Tue, 11 Mar 2003 05:36:51 +0800
Date: Tue, 11 Mar 2003 05:36:51 +0800
Message-Id: <200303102136.h2ALapIQ006589@blue.lins.fju.edu.tw>
X-Authentication-Warning: blue.lins.fju.edu.tw: nobody set sender to mao@lins.fju.edu.tw using -f
From: "毛慶禎" <mao@lins.fju.edu.tw>
To: mao@blue.lins.fju.edu.tw
CC: mao@pcoffice.com.tw
Subject: 網路社群建立與應用
X-Mailer: Open WebMail 1.52 20011204
X-OriginatingIP: 61.229.216.97 (mao)
MIME-Version: 1.0
Content-Type: text/plain; charset=big5
Status: R
電子郵件不同於傳統的郵件，有點類似政府單位的公文，以一信一事為原則，不要在同一封信裡討論多件事。
寄出前，至少再讀一次，錯別字及不通順的句子，有損個人的形象。
英文縮寫是給懶人用的，電子郵件常常用到它。
對於不瞭解的縮寫字，可以在網站上查詢，http://www.acronymfinder.com。
文字很難精確的表達情緒，尤其透過電子郵件溝通時，常常造成誤解。情緒符號可以化解不 必要紛爭，經過這麼多年的歷練，網友間已經習慣用某些特定的符號表達情緒，Smileys。
較常見的情緒符號如下：
:-) - 微笑
:-| - 板著臉
:-D - Wider happy face
:-o - 驚訝
:-J - Tongue in cheek
:-# - Message concerning something that shouldn't have been said.
;-) - 眨眼
:-* - Kiss...
:-x - Kiss kiss
:-(=) - Message from a person with big teeth.
:^) - From a person with a large nose
@>--->---- A rose.
:-( - 蹙眉
:-& - tongue tied
:-D - laughing
:-@ - screaming
|-o - yawning
:-p - sticking tongue out
:`( - crying/sad
:`) - crying/happy
:-> - sarcastic
]:-} - devilish
o:-) - angelic
}}}:[ - Klingon
還有更多的情緒符號, http://paul.merton.ox.ac.uk/ascii/smileys.html。
按下回信鈕，就可以回信了。
回信有很多方法，沒什麼方法是正確的，從另一個角度來看，有很多方法都不錯。多觀察別人的來信，就可以找出適合自己的回信方法。
原信的收信人成為寄信人，原信的寄信人成為收信人，原信的主題之前加上 Re: 成為回信的主題，原信的內文都被轉換為引文。
回信的時候，應假設收信人已經忘了原來的信件內容，所以，應加上適度的原文，即引文。通常把原文放在前面，然後把相關的回信內容置於後面。一段段的 對照，便於對方閱讀。與回信不相關的原文，應該刪除，讓收信人更專心於回信的內容。
引文會特別標明，通常在每列之前，加上 " >" 符號，以示區別。
回應原文的字眼，應該放在原來文字之後，形成這樣的順序：
＞明天要去 KTV 嗎？
好的，七點在快樂 KTV 見
與回應文字無關的原文，應做適度的刪節，以免影響收件人看信的速度。
回給全體時，除了回信給原寄件人外，所有的副本收件人及正本收件人都會收到回信。如果，這種事經常發生，應考慮建立相關的社群。
好東西與好朋友分享，不僅是咖啡的廣告詞而已。
很多人把收到的奇文妙詞轉寄給朋友欣賞，稱為「轉信」(Forwarding)。轉信讓我們的人生更快樂。
轉信就是寄信，在原信的標題前加上 Fwd: 字樣，告訴收信人，它是一封轉寄來的信。
然後，鍵入收信人的地址。
最好在轉信的內文，先寫一點感想，然後才是被轉信的內容。一般的郵件軟體會自動加上完整的標示，包括原信的收信人、寄信人及副本在內，都被轉出去。
比較妥當的做法，是把原信的信頭刪掉，祗保留信件的內文，對收信人比較尊重。否則，轉信幾次後，祗看到一堆的信頭，內文反而居於次位。
有些人會無厘頭的轉信給別人，有點像是騷擾別人的廣告信。
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毛慶禎 |