信件管理


毛慶禎 輔仁大學圖書資訊學系副教授
http://www.lins.fju.edu.tw/mao/internet/mailmanage.htm, 2004/3/1
原則
信件匣 - 收件匣/寄件副本/草稿匣/垃圾筒/儲存匣
通訊錄
過濾信件 - 廣告信件/連鎖信


原則

每天收信為原則,通常應照三餐收信,才可能建立使用電子郵件的慣例。

收到的信應立即處理,該轉寄就轉寄,該回信就回信,該存檔就存檔,該刪除絕不留情。

寄出的信應留副本。

信件匣 - 收件匣/寄件副本匣/草稿匣/垃圾筒/儲存匣

新到的信件,都在收件匣,閱讀與否會有標示。

寄件副本匣裡,會留存每封寄出的信件,這是內定的設定值。

沒寫完的信,可以留存在草稿匣裡,留待下回再續。

刪除的信件,會暫留在垃圾筒裡,一定時間或容量滿了之後,系統自動丟棄。

需要長久留存的信件,可以留在儲存匣裡。

可以依需要,自行建立其他的信件匣。

通訊錄

依來信的資料,自行建立通訊錄,以備下回主動寫信之用。

沒有必要自建通訊錄的款目。

過濾信件 - 廣告信件/連鎖信

依主題、寄件人等特定條件,把特定的信件直接送到垃圾筒,以免浪費時間。

廣告信件

不請自來, 且令人不悅的郵件, 稱為垃圾郵件,客氣的稱呼是廣告信。。

根據商業公司的估計, 美國的公司受到垃圾郵件的困擾, 在2002年造成89億美元的損失, 一方面要花時間讀信及刪信, 同時, 在辦公室的電腦螢幕上出現不合宜的內容, 讓員工尷尬不已。

解決方案
  1. 信件過濾器(content filter) - 把特定信件直接刪除; 含有特定字詞, 收件人沒有自己帳號, 重覆收到的信件等。
  2. 刪信軟體(white list) - 祗收取特定送件人的信件
  3. 黑名單(black list) - 拒收特定送件人的信件
  4. 外包處理(outsourceing) - 由專門的公司事先處理

連鎖信

Subject: RE: 這是一個患有癌症而且即將去世的小女孩的要求
Date: Sun, 27 Feb 2000 01:32:12 +0800
From: "Shu-Yi Chen" shuwen@tpts5.seed.net.tw
To: [刪除]
CC: [刪除]

XX小姐您好:

我是一週網事的作者陳書儀,謝謝您轉寄來這一封信。

這個故事很感人,願意盡我們的能力幫助別人也十分應當。然而,這一類的連鎖信大都是偽造的。

以這一封信來說,信中提到美國癌症協會(American Cancer Society)會捐錢,然而美國癌症協會特別在網站上聲明,他們從未透過任何網路連鎖信的方式來從事捐助。而信中小女孩Jessica Mydek的故事,就他們所知也是假的。

您可以參考http://www.cancer.org/chain.html 以及http://www.cancer.org/letter.html 。當然您轉寄的這封信中, 小女孩的名字已經不知被誰略去了。

所以,希望大家在發揮愛心之際,也要多加注意消息的真實性。如果真有生病的Jessica存在,如果真的寄一封信就能捐3 cents,我絕對會努力地到處轉寄。然而,如果沒有這麼回事,我們的行動,反而變成白白浪費網路資源了。

我曾經從許多不同的人收到這封信很多次。當然願意傳送這封信代表的絕對是愛心,也值得鼓勵。至於內容,也的確很值得欣賞與思想。

只是無論是這種信或者其他各類資訊,以我對網路的觀察來說,的確有太多資訊,需要我們再度確認及深思。希望大家可以一同勉勵。

近來還有另一個著名的網路騙局,是關於肯德基的雞是基因控制有機體的故事。我看過原來的英文版本,後來不知道誰很辛苦地翻成中文來「造福」大眾。但 是根本 就沒有這麼一回事。比方說,新漢普夏大學根本沒有作這個研究;比方說 肯德雞自己根本不養雞,他們都是跟別人買。不過大家當然是寧可信其有嘍!

該文中提到的新漢普夏大學(http://www.unh.edu/ ),在首頁上放了一個連結專門說明這個騙局的相關消息。 你可以到http://www.unh.edu/BoilerPlate/kfc.html 去看看。

我看過一篇USA Today談論關於這類email騙局的報導, (如果你想參考: http://www.usatoday.com/life/cyber/ccarch/cceli008.htm ),其中作者說了一句話很有趣。她說生活在網路時代裡,有一個規則很重要,就是絕對不要轉寄那些內含「盡可能地轉寄給你知道的所有人」這句話的郵件。我覺 得還頗有道理呢! :-)

與大家共勉

陳書儀

-----Original Message-----

From: [刪除]
Sent: Saturday, February 26, 2000 2:45 PM
To: editors@eurekais.com.tw, [刪除],
Subject: 這是一個患有癌症而且即將去世的小女孩的要求

請先念最底部,只要花一點你的時間去讀。

這是一個有癌症而且即將去世的小女孩的要求!這不是連環信,請用心去讀它!

Slow Dance
慢慢的、輕輕的跳舞

Have you ever watched kids on a merry-go-round
你曾經注意過小孩玩旋轉木馬嗎?

Or listened to the rain slapping on the ground?
或是仔細的聽那雨打在地上的聲音?

Ever followed a butterfly's erratic flight Or gazed atthe sun into the fading night?
有沒有注意到蝴蝶任意的飛舞?或是盯著太陽直到日落?

You'd better slow down Don't dance so fast Time is short The music won't last
把你的腳步放慢,慢慢的跳舞。因為時間短,音樂很快就沒了!

Do you run through each day on the fly?
你的日子是不是像飛一樣的跑過你的眼前?

When you ask How are you? do you hear the reply?
當你匆忙與人家擦身而過的時候,丟下一句問好的話,但你有沒有聽到人家,也給了你回覆?

When the day is done, do you lie in your bed with the next hundredn chores running through your head?
夜晚來臨時,躺在床上的你是不是還滿腦子做不完的瑣碎事情?

You'd better slow down Don't dance so fast Time is short The music won't last
把你的腳步放慢,慢慢的跳舞。因為時間短,音樂很快就沒了!

Ever told your child, We'll do it tomorrow And in your haste, not see his sorrow?
你有沒有匆忙的告訴你的小孩;我們明天再做。但沒看見他的失望?

Ever lost touch, Let a good friendship die 'Cause you never had time to call and say Hi?
與好友失去聯絡,是不是因為你從來不打電話問好?

You'd better slow down Don't dance so fast Time is short The music won't last
把你的腳步放慢,慢慢的跳舞。因為時間短,音樂很快就沒了!

When you run so fast to get somewhere You miss half the fun of getting there.
當你腳步太快,你失去了沿途的愉悅。

When you worry and hurry through your day,It is like an unopened gift...Thrown away...
慌亂的過一天,就像丟掉了一個還沒打開的禮物。

Life is not a race. Do take it slower Hear the music Before the song is over.
生活不是競賽,慢慢來。在音樂結束前,請仔細的聽它。

我的同學寄給我這封信,請你也看一看,只是花一點你的時間而不是你的錢,還有點你的好心把這封信轉寄給別人。

請把這封信轉寄給人任何你認識的人,這是一個得了癌症即將去世的小女孩的願望,這不是連環信,謝謝你決定對一個得癌症的小女孩付出。

請轉寄這封信給所有你認識的朋友....或是你不認識的朋友。

這個小女孩只有6個月的生命了,她離開這世界前的願望是寄信給每一個人,要大家好好的過自己的人生,因為她永遠都做不到了。

她永遠無法參加畢業舞會或與一個相愛的人結婚,然後擁有她自己的家。

當你盡可能的把這封信寄給所有人的同時,你給了這個小女孩和她的家人一點希望,因為每收到不同人寄來的一封信,The American Cancer Society會捐獻3毛美金給她的治療基金。

我知道有一個人寄了500封信ㄝ!所以我們每個人至少可以寄出5、6封信吧!拜託,這不是用你的錢,只是你的一點點時間。

PLEASE PASS ON
請繼續把這封信傳下去。

【編註:這封連鎖信雖然很長,但還是在此再登一次。希望將來能少出現幾次。】


參考資源

  1. 縮寫字,http://www.acronymfinder.com

  2. 情緒符號, http://paul.merton.ox.ac.uk/ascii/smileys.html

  3. 垃 圾郵件災難知多少? / Taiwan.cnet.com

自我練習

  1. 以電子郵件投書媒體,表達你對時事的看法。

  2. OCD是什麼字的縮寫?本意為何?

  3. 如何以情緒符號表示:「嘿!嘿!嘿!」?

  4. 如何以情緒符號表示「教宗」?

  5. 設計你的簽名檔
  6. 寫信一封:
以臺灣帳號及美國帳號收信後, 分別執行下列動作:
請指出兩者之間的差異。

毛慶禎
臺北縣新莊市輔仁大學圖書資訊學系
Tel: 02 29031111 ext 2334, 3244(研究室) - Fax: 02 29017405
E-mail: mao@blue.lins.fju.edu.tw
http://www.lins.fju.edu.tw/~mao/internet/mailcontent.htm