導論

組織知識

毛慶禎 輔仁大學圖書資訊學系副教授
http://www.lins.fju.edu.tw/mao/orgknow/contexts.htm
2004/9/28
  1. 緒論
  2. 資訊與知識
    1. 資訊的五個概念
    2. 資訊或知識的特色
  3. 資訊管理的七個流程
  4. 知識管理的內涵
    1. 資訊處理
    2. 資訊管理
    3. 知識管理
  5. 摘要

1. 緒論

知識存在於個人的記憶及理解裡, 或記錄下來。

內容被組織後的資訊, 才是有價值的。沒有結構的資訊, 在生產、發行、接受的過程裡, 沒有辦法到達目的地, 也就是無效的資訊。

Koniger, P. and Janowitz, K., "Drowning in Information, but Thirsty for Knowledge," International Journal of Information Management, 15(1):5-16, February 1995

30年的專業生涯裡, 不曾聽說傳統的圖書資訊技術被外界引用。日趨複雜的世界裡, 逐漸的認同圖書館員的組織者、散佈者、篩選者、強化者、訓練者等資訊角色。

Foster, A., "Knowledge management - not a dangerous thing," Library Association Record, 101(3):149, 1999

本章探討組織知識的重要性, 揭示它在知識管理的角色, 學習之後, 你的收獲是:

資訊圍繞著我們, 感官接收、大腦過濾、每分鐘都在組織資訊。資訊粧點週遭的世界, 影響我們的態度、情緒及行為。本書的重點是被記錄的知識, 但是它的界限卻難以描述, 超市架上的貨品充斥記錄的知識, 內容、使用方法、外觀及功用等; 大賣場的查價機, 讓我們有比價的機會; 政黨及壓力團體發佈事實及數據, 來支持它們的立場; 都市更新計畫等文件張貼在村里辦公室; 電視偶像劇與古裝劇試圖強化我們對現在及過去的認識; 多媒體百科全書有文字及影像、聲音等訊息; 我們對社會的印象, 來自這些資訊的綜合體。公司行號蒐集來自市場的消息, 參考內部作業的流程, 藉以傳送出最佳的產品。取得資訊是經理人決策品質的重要依據, 決策的溝通方式, 是組織文化的指標之一, 影響雇員的參與感、權限及誘因, 進而形成管理的基石。很容易領會下面的觀點:

資訊不是個人、社會與機關運作的必需附屬品, 它的事實與知識用來解決問題或支持行動, 它是生命的重心, 建構生活特質, 顯示基因遺傳、刺激反應機制、溝通訊號與信息; 尤其是個人取得諒解智慧的重要管道。

Kaye, D., "The natufe of information," Library Review, 44(8):37-48, 1995

資訊被馬丁稱為社會的活泉:

若少了未被干擾的鮮活資源, 熟悉的社會將變得很難過, 工商業、教育、休閒、旅遊、媒體、國內及國際事務等, 既有秩序很容易被打亂。在先進的社會裡, 這種脆弱性顯現在對強大資訊及通訊技術的依賴。

Martin, W.J., The Global Information Society, Aldershot: Aslib/Gower, 1995.

本章從定義「資訊」與「知識」入手, 我們對這些相關術語是混用而不自知, 然後摘要敘述對資訊本質的認知, 不管從什麼角度切入組織知識, 都必須考慮資訊與知識的特性。資訊管理的7個R, 是辨認生產及處理資訊過程的模型, 辨識建構知識的階段。還簡短的複習資訊處理、資訊管理及知識管理的要點。到了第二章才會縮小範圍到把記錄下來的知識格式化成文件的方法。

2. 資訊與知識

Oxford English Dictionary以knowledge定義Information:

Information is informing, telling, thing told, knowledge, items of knowledge, news.

對knowledge的定義是:

Knowledge is knowing, familiarity gained by experience; person's range of information; a theoretical or practical understanding of; the sum of what is known.

資訊的五個概念:

2.1 資訊的五個概念

資訊是主觀的知識

經由演講及寫作, 轉化為客觀知識, 圖書館員在意的被記錄下的知識。有人把它區分為顯性知識及隱性知識。

資訊是有用的資料

有目的的資料, 就是資訊。對使用者有意義的資料, 就是資訊。

資訊與知識視同資源

把資訊視同財貨及人力, 可以運用的資源。把知識視同資產, 列在公司的資產損益表裡。資訊不同於傳統的原料:

資訊是商品

智慧財產權把資訊視為商品。

資訊是社會原動力

資訊不祗包容於社會結構裡, 還是資訊政策是推動社會的主力。

2.2 資訊或知識的特色

有五個特色:

  1. Objectivity
  2. Explicitness / Accessibility
  3. Currency
  4. Relevnace
  5. Structure
  6. Systems

客觀性

知識是社會及文化的產物, 具有正確性(accuracy)及可靠性(reliablity)。

近用性 / 顯性

知識對使用者的可及性。顯性知識的近用性較強。

相關性

滿足使用者的需求, 該知識就是具有相關性。

新穎性

新的知識取代舊的知識, 舊知識過時被淘汱。資訊有生命週期, 必然被取代; 天氣預報及匯率, 必然被淘汱。

結構及組織

系統

經由儲存在資訊系統裡的資訊, 知識才能夠互相溝通。

3. 資訊管理的七個流程

Retrieval -- Relevant knowledge ->
Reading -- Information ->
Recognition -- Subjective knowledge ->
Re-interpretation -- Public knowledge ->
Reviewing -- Validated knowledge ->
Release -- knowldege domain ->
Restructure -- Accessible collections of knowledge ->
Retrieval ......

Retrieval、Reading、Recognition及Re-interpretation是個人層面的資訊管理, Re-interpretation 、Reviewing、Release、Restructure、Retrieval是公司、圖書館層面的資訊管理。

4. 知識管理的內涵

4.1 資訊處理

知識社會成員均需進行資訊處理, 包括:

4.2 資訊管理

Information management is viewed as the planning, organising, directing and controlling of information within an open system.

4.3 知識管理

有四項目標:

  1. To crate knowledge repositories

  2. To improve knowledge access

  3. To enhance the knowledge environment

  4. To manage knowledge as an asset

5. 摘要

資訊與知識是組織與社會的活泉, 經過架構組織後, 才能被使用。從定義「資訊」與「知識」等術語入手, 再指出我們對這些術語的認知是糾纏不清的, 然後, 對資訊本質的各家說法做個陳述。組織知識時, 資訊與知識的幾項特質必須考量: 客觀性、接用性、相關性、新穎性、架構性、組織性及系統性。資訊管理的7個R是辨識資訊生產與處理的模型, 對辨認知識的架構很有幫助。經由資訊處理、資訊管理與知識管理, 資訊與知識可以被架構與組織的。

Chapter 1 - Contexts for the organization of knowledge, from
Organizing Knowledge : An Introduction to Managing Access to Information / by Jennifer Rowley, John Farrow; 3rd ed. Hampshire, England : Gower, 2000; ISBN: 0566080478