導論

1. 緒論
2. 資訊與知識
1. 資訊的五個概念
2. 資訊或知識的特色
   
3. 資訊管理的七個流程
4. 知識管理的內涵
1. 資訊處理
2. 資訊管理
3. 知識管理
   
5. 摘要

1. 緒論

• Data - 以結構化的記錄, 處理data。

• Information - 以使用者的立場, 解釋及呈現data。
  

• Knowledge - 以簡單的術語, 描述information的結構及內容。

知識存在於個人的記憶及理解裡, 或記錄下來。

內容被組織後的資訊, 才是有價值的。沒有結構的資訊, 在生產、發行、接受的過程裡, 沒有辦法到達目的地, 也就是無效的資訊。

Koniger, P. and Janowitz, K., "Drowning in Information, but Thirsty for Knowledge," International Journal of Information Management, 15(1):5-16, February 1995

30年的專業生涯裡, 不曾聽說傳統的圖書資訊技術被外界引用。日趨複雜的世界裡, 逐漸的認同圖書館員的組織者、散佈者、篩選者、強化者、訓練者等資訊角色。

Foster, A., "Knowledge management - not a dangerous thing," Library Association Record, 101(3):149, 1999

本章探討組織知識的重要性, 揭示它在知識管理的角色, 學習之後, 你的收獲是:

• 分辨知識與資訊
• 組織及運用知識的必要內容
• 資訊管理的7個R, 在知識與資訊的生產及散佈過程裡的應用。
• 區分資訊處理、資訊管理、知識管理的異同
  

資訊圍繞著我們, 感官接收、大腦過濾、每分鐘都在組織資訊。資訊粧點週遭的世界, 影響我們的態度、情緒及行為。本書的重點是被記錄的知識, 但是它的界限卻難以描述, 超市架上的貨品充斥記錄的知識, 內容、使用方法、外觀及功用等; 大賣場的查價機, 讓我們有比價的機會; 政黨及壓力團體發佈事實及數據, 來支持它們的立場; 都市更新計畫等文件張貼在村里辦公室; 電視偶像劇與古裝劇試圖強化我們對現在及過去的認識; 多媒體百科全書有文字及影像、聲音等訊息; 我們對社會的印象, 來自這些資訊的綜合體。公司行號蒐集來自市場的消息, 參考內部作業的流程, 藉以傳送出最佳的產品。取得資訊是經理人決策品質的重要依據, 決策的溝通方式, 是組織文化的指標之一, 影響雇員的參與感、權限及誘因, 進而形成管理的基石。很容易領會下面的觀點:

資訊不是個人、社會與機關運作的必需附屬品, 它的事實與知識用來解決問題或支持行動, 它是生命的重心, 建構生活特質, 顯示基因遺傳、刺激反應機制、溝通訊號與信息; 尤其是個人取得諒解智慧的重要管道。

Kaye, D., "The natufe of information," Library Review, 44(8):37-48, 1995

資訊被馬丁稱為社會的活泉:

若少了未被干擾的鮮活資源, 熟悉的社會將變得很難過, 工商業、教育、休閒、旅遊、媒體、國內及國際事務等, 既有秩序很容易被打亂。在先進的社會裡, 這種脆弱性顯現在對強大資訊及通訊技術的依賴。

Martin, W.J., The Global Information Society, Aldershot: Aslib/Gower, 1995.

本章從定義「資訊」與「知識」入手, 我們對這些相關術語是混用而不自知, 然後摘要敘述對資訊本質的認知, 不管從什麼角度切入組織知識, 都必須考慮資訊與知識的特性。資訊管理的7個R, 是辨認生產及處理資訊過程的模型, 辨識建構知識的階段。還簡短的複習資訊處理、資訊管理及知識管理的要點。到了第二章才會縮小範圍到把記錄下來的知識格式化成文件的方法。

2. 資訊與知識

Oxford English Dictionary以knowledge定義Information:

對knowledge的定義是:

資訊的五個概念:

• information as subjective knowledge
• information as useful data
• information as a resource
• information as a commodity
• information as a constitutive force in society
  

2.1 資訊的五個概念

資訊是主觀的知識

經由演講及寫作, 轉化為客觀知識, 圖書館員在意的被記錄下的知識。有人把它區分為顯性知識及隱性知識。

• 顯性知識(Explicite knowledge), 相當於客觀知識, 以各種形式被記錄下來。
• 隱性知識(Implicit / Tacit knowledge), 存在於個人的腦海裡, 經由會議及行動等方式, 與組織內的同仁共享。
  

資訊是有用的資料

有目的的資料, 就是資訊。對使用者有意義的資料, 就是資訊。

資訊與知識視同資源

把資訊視同財貨及人力, 可以運用的資源。把知識視同資產, 列在公司的資產損益表裡。資訊不同於傳統的原料:

• 資訊價值難以定價, 依其內容及使用而定。

• 資訊不會被消耗掉。

• 資訊是動態的。
  

資訊是商品

智慧財產權把資訊視為商品。

資訊是社會原動力

資訊不祗包容於社會結構裡, 還是資訊政策是推動社會的主力。

2.2 資訊或知識的特色

有五個特色:

1. Objectivity
2. Explicitness / Accessibility
   
3. Currency
4. Relevnace
5. Structure
6. Systems

客觀性

知識是社會及文化的產物, 具有正確性(accuracy)及可靠性(reliablity)。

近用性 / 顯性

知識對使用者的可及性。顯性知識的近用性較強。

相關性

滿足使用者的需求, 該知識就是具有相關性。

新穎性

新的知識取代舊的知識, 舊知識過時被淘汱。資訊有生命週期, 必然被取代; 天氣預報及匯率, 必然被淘汱。

結構及組織

• 知識分類
• 各類目關係

系統

3. 資訊管理的七個流程

4. 知識管理的內涵

4.1 資訊處理

知識社會成員均需進行資訊處理, 包括:

• classification of data
  
• rearranging / sorting data
• summarizing / aggregating data
• performing calculations on data
  
• selection of data
  

4.2 資訊管理

Information management is viewed as the planning, organising, directing and controlling of information within an open system.

4.3 知識管理

有四項目標:

1. To crate knowledge repositories

2. To improve knowledge access

3. To enhance the knowledge environment

4. To manage knowledge as an asset
   

5. 摘要

資訊與知識是組織與社會的活泉, 經過架構組織後, 才能被使用。從定義「資訊」與「知識」等術語入手, 再指出我們對這些術語的認知是糾纏不清的, 然後, 對資訊本質的各家說法做個陳述。組織知識時, 資訊與知識的幾項特質必須考量: 客觀性、接用性、相關性、新穎性、架構性、組織性及系統性。資訊管理的7個R是辨識資訊生產與處理的模型, 對辨認知識的架構很有幫助。經由資訊處理、資訊管理與知識管理, 資訊與知識可以被架構與組織的。

Chapter 1 - Contexts for the organization of knowledge, from
Organizing Knowledge : An Introduction to Managing Access to Information / by Jennifer Rowley, John Farrow; 3rd ed. Hampshire, England : Gower, 2000; ISBN: 0566080478