目前仍有許多政府機關在網站上公佈的文件, 僅提供封閉的 .doc 檔案格式。 對於企業或沒有經濟壓力的個人而言, 或許並無困擾; 但對於經濟弱勢者或學生, 這無異於以政府機關的力量鼓勵非法拷貝。 對於偏遠地區與視障族群而言, 則不論合法軟體或非法軟體, 都難以派上用場, 更無謂地助長了數位落差的擴大。 如果機關內的資訊有機密考量, 卻仍堅持使用 .doc 等可能暗藏已刪除編輯歷史資訊的封閉檔案格式, 更是匪夷所思。 英國首相辦公室與國防部機密外洩, 甚至伊拉克武器顧問凱利在壓力下自殺身亡等嚴重後果, 足為所有政府機關部門首長殷鑑。 為此, 建議所有政府機關:
以電子郵件或透過網頁等網路方式對外界散佈電子檔案時, 應
以電子郵件或透過網頁等網路方式向外界收取電子檔案時, 應
此處的 「外界」 泛指與政府有業務往來的企業, 一般洽公民眾, 或其他政府單位。
這裡特別要提到批次處理的考量。 政府單位自對於收取自外界的檔案, 幾乎都需要進行後續批次處理; 然而提供給外界的檔案, 企業或民眾多半不需要修改/再利用。 因此, 提供廠商專屬的 html 格式給外界 (例如 Microsoft Word 所存成的 html 格式), 尚不致造成太大的困擾; 但收取格式若不限定標準 html, 則政府單位後續處理的困難度將加高。 不論收取何種格式, 後續的批次處理宜避免以人工方式, 改以自動化方式進行。 由於過去資訊教育的一些問題, 目前一般大眾非常欠缺 「以命令稿 (script) 或常規表示式 (regular expression) 來進行批次處理」 的觀念。 以致多數文書處理人員無法有效認出: 那些場合可以利用這些工具自動化處理加速流程? 甚至不知道以透明的文字類格式 (純文字, .csv, .html 等等) 才更方便後續處理。 這方面的資訊教育亟待加強; 在此觀念廣為大眾所接受之前, 鼓勵以透明的文字類格式交換, 對於現行作業並無負面影響, 但將可替未來提升作業自動化率留下彈性。 至於 .sxw 格式雖然稍不方便以批次方式後續處理, 但較諸完全無法以一般工具進行批次處理的 .doc 格式, 已增加許多彈性。 如果直書/分頁等外觀排版非常重要, 不妨採用 .sxw 格式。