4-2. 考核各機關文書處理軟體經費使用效益

文書處理軟體並非消耗品, 也不會損壞; 許多機關卻年年花費大筆經費更新版本。 至於舊版的文書軟體, 究竟是否仍在使用, 抑或在到達報廢年限之前就早已束諸高閣, 則欠缺統計考核機制。 政府實有必要就此對納稅人做一交代。

建議對所有政府單位進行 「文書處理軟體經費使用效益」 之考核, 統計以下項目:

• N: 單位內必須使用文書處理軟體人數
• L: 目前使用合法文書處理軟體人數 (含使用免授權費之合法文書處理軟體諸如 OO.o 人數)
• B: 過去五年來用於文書軟體授權之經費
• S: 上述經費所購得或租得, 至今仍可合法使用之授權數
• R: 網站上, 提供民眾下載之文件檔案/表格當中, 未提供 xhtml 或 sxw 等開放檔案格式版本者, 佔所有文件檔案/表格之比例

據此, 可計算以下數字並獲得一些結論與比較:

1. L 應該等於 N。 若 L 小於 N, 表示單位內有人使用非法軟體。
2. S 若 大於 L 甚至大於 N, 則表示有一些已購得之合法授權並未充分利用, 未來預算之審核, 應特別加強檢討文書處理授權費用中, 所需授權數之估算是否過於浮濫; 或者說, 單位內是否有許多閒置, 未加以善用之文書處理軟體。
3. B/L 數字越小, 表示該單位花在文書處理軟體授權上的費用, 效益越高。 或可考慮將該單位相對節省之經費, 在其他項目上給予較大彈性, 以為鼓勵。
4. R 數字越小, 表示該機關提供開放檔案格式之執行效率越高。

反對者或謂文書處理軟體功能更新, 舊版不敷使用, 所以閒置。 但是根據本報告 二､5 組合式思考方向 所解釋, 軟體若有重大功能改變, (例如增加壓縮, 加密等功能) 應將新功能以外掛方式組合加上, 而不該完全揚棄舊版本; 反之, 新版若無關重大功能改變, 就將舊版完全丟棄不用, 確實容易引起爭議。 不論是純文字檔案編輯器 (notepad), 遠端登入程式 (telnet), 檔案總管, ... 等等, 在過去數年當中, 皆並未發生舊版完全無法使用而必須淘汰的狀況。 進行此類統計, 或可促使機關首長思考文書處理軟體授權費用之合理性。

最後將許多單位的資料彙整, 並繪製 B/L 與 R 的相關圖表, 相信對於機關盲目升級文書處理軟體卻又無法提供開放檔案格式的現象, 可以呈現一些重要客觀的參考數據。