信頭/收件人/主題/副本/密件副本
內文/縮寫/情緒符號/情緒圖案/簽名檔
附件
回信
轉信
電子郵件的內容分為兩個部份:
電子郵件的信頭有六件事,需要清楚表達:
To: mao@blue.lins.fju.edu.tw
From: lins1001@mails.fju.edu.tw
Subject: 授課時間表
Cc: mao@learn.com
Bcc: lins1003@mails.fju.edu.tw
Attached: c:\my documents\timetable.txt
lins1001@mails.fju.edu.tw撰寫這封信,把它寄給mao@blue.lins.fju.edu.tw,信件的主旨是「授課 時間表」,同時寄了一個副本給mao@learn.com,再隱密地寄了一個副本給lins1003@mails.fju.edu.tw,信件本身還帶有 一個附件檔案timetable.txt。
參與的人,都是收信人;被知會卻不必參與討論的人,就是副本收受者;收信人及副本收受者的信箱會出現在信件裡,所有的人都知道有那些人知曉該事。
密件副本的收件人,不會被其他人知道,所以稱為密件。
有點像是公文的正本收件人,此文的內容對收件人有影響。
收信人(Recipient)是必備,才知道這封信要寄到那裡去。
收信人不以一個為限,可以同時寄給多個人。
寄信人(Sender)署名是禮貌,沒有寄信人的信也可以寄出,可是對收信人很不禮貌,有點像是黑函。
以簡短的幾個字,把信件的內容在主題(Subject)標示出來;讓收信人在沒有看到信件內文之前,心裡有所準備。
沒有主題的信,很可能被當成垃圾信,直接被丟掉,不會被閱讀。
有需要被知會,卻又不需要參與意見的人,就放在副本(Carbon Copier)裡;有點像是公文裡的副本收件人。
知道事情的發展,祗要配合即可。
CC是Carbon Copy的縮寫,借用傳統辦公室裡的非碳複寫紙之意。
祗要知會,不必表示意見,而且收信人及副本收信人都不知道有密件副本的存在。
放在這裡的收件人,千萬不要表達意見。
BCC是Blind Carbon Copier的縮寫。
祗要是電子檔案,就可以放在附件裡,隨著信件一起發送。
寄出稍為大一點的檔案之前,應該先徵得對方的同意,否則很可能讓對方的信箱容量爆炸,即俗稱的灌爆對方,癱瘓對方的信箱。
電子郵件不同於傳統的郵件,有點類似政府單位的公文,以一信一事為原則,不要在同一封信裡討論多件事。
電子郵件不是正式的公文書,不必講究稱謂及格式,可以在稱呼對方某某先生/女士後,直接條列表達的事項。
寄出前,至少再讀一次,錯別字及不通順的句子,有損個人的形象。
對於不瞭解的縮寫字,可以在網站上查詢,http://www.acronymfinder.com。
文字很難精確的表達情緒,尤其透過電子郵件溝通時,常常造成誤解。情緒符號可以化解不 必要紛爭,經過這麼多年的歷練,網友間已經習慣用某些特定的符號表達情緒,Emoticon。
較常見的情緒符號如下:
:-) - 微笑
:-| - 板著臉
:-D - Wider happy face
:-o - 驚訝
:-J - Tongue in cheek
:-# - Message concerning something that shouldn't have been said.
;-) - 眨眼
:-* - Kiss...
:-x - Kiss kiss
:-(=) - Message from a person with big teeth.
:^) - From a person with a large nose
@>--->---- A rose.
:-( - 蹙眉
:-& - tongue tied
:-D - laughing
:-@ - screaming
|-o - yawning
:-p - sticking tongue out
:`( - crying/sad
:`) - crying/happy
:-> - sarcastic
]:-} - devilish
o:-) - angelic
}}}:[ - Klingon
還有更多的情緒符號, http://paul.merton.ox.ac.uk/ascii/smileys.html,
High-Tech
Dictionary Emoticons
The Unofficial
Smiley Dictionary
(blooper) | |
(bored) | |
(confused) | |
(cool) | |
(cry) | |
(cute) | |
(dead) | |
(depressed) | |
(devious) | |
(embarrassed) | |
(errr) | |
(furious) | |
(grin) | |
(happy) | |
(lol) | |
(love) | |
(nerdy) | |
(nervous) | |
(normal) | |
(sad) | |
(shocked) | |
(shout) | |
(sleep) | |
(smart) | |
(smile) | |
(smug) | |
(stoned) | |
(tongue) | |
(wink) | |
(worried) |
Yours sincerely,
with best wishes and kind regards,
------------------------------------------
Anthony Mao, 毛慶禎 mao at lins dot fju dot edu dot tw
ICQ 30941847
Department of Library and Information Science
http://www.lins.fju.edu.tw/mao
TEL +886 2 29031111 ext 2334, FAX +886 2 29017405
Fu-jen Catholic University, Taipei, Taiwan, R.O.C.
回信有很多方法,沒什麼方法是正確的,從另一個角度來看,有很多方法都不錯。多觀察別人的來信,就可以找出適合自己的回信方法。
原信的收信人成為寄信人,原信的寄信人成為收信人,原信的主題之前加上 Re: 成為回信的主題,原信的內文都被轉換為引文。
回信的時候,應假設收信人已經忘了原來的信件內容,所以,應加上適度的原文,即引文。通常把原文放在前面,然後把相關的回信內容置於後面。一段段的 對照,便於對方閱讀。與回信不相關的原文,應該刪除,讓收信人更專心於回信的內容。
引文會特別標明,通常在每列之前,加上 " >" 符號,以示區別。
回應原文的字眼,應該放在原來文字之後,形成這樣的順序:
>明天要去 KTV 嗎?
好的,七點在快樂 KTV 見
與回應文字無關的原文,應做適度的刪節,以免影響收件人看信的速度。
回給全體時,除了回信給原寄件人外,所有的副本收件人及正本收件人都會收到回信。如果,這種事經常發生,應考慮建立相關的社群。
好東西與好朋友分享,不僅是咖啡的廣告詞而已。
很多人把收到的奇文妙詞轉寄給朋友欣賞,稱為「轉信」(Forwarding)。轉信讓我們的人生更快樂。
轉信就是寄信,在原信的標題前加上 Fwd: 字樣,告訴收信人,它是一封轉寄來的信。
然後,鍵入收信人的地址。
最好在轉信的內文,先寫一點感想,然後才是被轉信的內容。一般的郵件軟體會自動加上完整的標示,包括原信的收信人、寄信人及副本在內,都被轉出去。
比較妥當的做法,是把原信的信頭刪掉,祗保留信件的內文,對收信人比較尊重。否則,轉信幾次後,祗看到一堆的信頭,內文反而居於次位。
有些人會無厘頭的轉信給別人,有點像是騷擾別人的廣告信。
以電子郵件投書媒體,表達你對時事的看法。
OCD是什麼字的縮寫?本意為何?
如何以情緒符號表示:「嘿!嘿!嘿!」?
如何以情緒符號表示「教宗」?
以臺灣帳號及美國帳號收信後, 分別執行下列動作:
- 回信(reply) - 祗給寄件人
- 回給全體(reply to all) - 寄件人及副本收件人, 不包括原來的密件副本收件人
- 轉寄(forward) - 把原信寄給第三人
請指出兩者之間的差異。
毛慶禎 |