公共圖書館是地方政府及中央政府的職責, 該等政府必須單獨特別立法, 採用獨立的預算科目, 它必須是文化、資訊供給、識字及教育長期策略中的重要一環。
(國際圖書館協會聯盟/聯合國教科文組織《公共圖書館宣言》, 1994)
公共圖書館是社區的機構, 為符合個人及社會整體的利益, 以地方的角度, 提供近用相當範圍的知識及資訊。為了達到既定的功能, 公共圖書館必須有足夠法源及經費, 才能夠維持一定的服務水準。
公共圖書館和政府之間的關係, 有多種模式, 他們的活動及經費法源基礎, 各不相同。圖書館的權責單位, 各國有不同的規定, 由省(市)、縣(市)或鄉(鎮市區)負全部或部份責任者, 都有可能。公共圖書館是服務地方的機構, 通常由地方政府擔任其治理機關。不過, 有些國家以省(市)或縣(市)的層級, 規劃公共圖書館服務, 由國家級圖書館提供公共圖書館服務。有時, 由多個不同層級的政府合作, 共同提供服務。
- 1998年的《愛沙尼亞公共圖書館法》詳述各級政府的職責, 規定鄉(鎮市區)公所應設立公共圖書館, 縣(市)級圖書館負責協調圖書館業務、辦理館際互借和圖書巡迴車等事宜。地方政府負責圖書館員的薪水, 館藏的建置及維護經費由地方與中央政府共同負擔。
2.2.1 其他體制
有些國家的公共圖書館, 名義上應該由地方政府負責, 實際上卻沒有足夠的公務經費, 非政府組織或基金會也無力介入運作公共圖書館的服務。為了確保公共圖書館在資訊網路裡的發展及角色, 應該與適當層級的政府保持密切的關係, 並由其列預算支應。最終目標是, 把公共圖書館納入政府體制內, 依照法律的規定並編列適當的經費運作。
- 阿根廷有1,600個依法建制的公共圖書館, 由非政府組織或社區協會運作。
2.2.2 國家資訊政策
為了有效運用圖書館及資訊資源, 發揮電子資訊資源的優勢, 有些國家開始制定國家資訊政策。公共圖書館應該是這個政策裡重要的一環, 公共圖書館館員應讓自己參與這些政策裡。
公共圖書館依法行政, 確保其永續發展性及在政府機關的地位, 有各種立法的方式, 有些國家針對公共圖書館特別立法, 有些則把它放在範圍更大的圖書館法裡。公共圖書館的法條有多種形式, 簡單的祗規定設立事項, 把服務標準交由行政命令規定, 較為詳盡的, 可能規定到服務的項目及其標準。在國際圖書館協會聯盟的網址可以找到若干國家的公共圖書館法(http://www.ifla.org/V/cdoc/acts.htm)。
各國政府的組織結構互異, 公共圖書館法規的形式及細節有很大的出入。然而, 法律一定要陳述清楚, 規負責的政府層級, 由其提供公共圖書館服務及其經費來源, 並把公共圖書館納入全國圖書館體系之內。
墨西哥和委內瑞拉有單獨立法的公共圖書館法, 哥倫比亞和巴西把公共書館的的服務列入資訊服務法之內。
1998年的《芬蘭圖書館法》規定, 無論獨立運作或與其他公共圖書館合作, 應由市政府負責公共圖書館的業務; 公共圖書館須與其他類型的圖書館合作, 市政府評鑑其提供之圖書資訊服務。(見附錄2)
1996年的《南非共和國憲法》規定, 憲法層級的圖書資訊服務框架, 要求 '國家圖書館之外的圖書館' 專屬於地方政府法規的管轄, 因此, 建立圖書資訊服務的法律框架是地方政府的責任。
亞美尼亞的地方政府負責公共圖書館的經費和維護。在1996年的《地方自治政府法》規定他們有維護和發展公共圖書館的義務。
俄羅斯有兩個聯邦層次的圖書館法律, 《圖書館法》及《寄存法》。僅管不是以公共圖書館為對象, 《圖書館法》的絕大多數內容, 還是針對公共圖書館。
《義大利憲法》規定, 由省(市)建立公共圖書館, 由區政府管理控制公共圖書館。有些區政府制定相關的圖書館法案, 規範圖書館與其他資訊、文獻、文化及教育機構之間的合作關係, 並訂定服務品質標準。
歐洲議會與歐洲圖書館資訊文獻協會局共同出版歐洲圖書館立法與政策指南。
2.3.1 相關法規
除了專屬的法規外, 公共圖書館還應遵守其他法律的規範, 包括財務管理、資料保護、健康與安全、工作環境等; 圖書館的管理人員必須了解與公共圖書館運作有關的所有法規。
他們還必須注意全球貿易談判, 談判結果形成的政策及協議, 可能嚴重衝擊公共圖書館。圖書館員必須利用各種機會, 讓民眾和公職人員注意到這些對公共圖書館有影響的政策。
2.3.2 著作權
著作權法, 特別是有關電子出版品的部份, 對公共圖書館的營運尤為重要。這些法規經常修訂, 圖書館員必須瞭解與各種媒體有關的最新立法發展。著作權法應該在保障創作者的權利和使用者需求之間, 取得平衡, 兼顧兩方面的需要, 圖書館員應宣傳和支持著作權法。
- 捷克的圖書館協會主動參與著作權法的制訂工作。與政府的文化部及國會的文化委員會磋商後, 加入有利於圖書館的條款。
2.3.3 公眾借閱權
有一些國家實行公眾借閱權, 就公共圖書館提供和出借圖書的部份, 向作者和其他參與創作的人支付授權金。我們必須強調, 為公眾借閱權支付的經費, 不應從採購館藏資料的額度內撥付。把公眾借閱權預算與圖書館預算分開, 就可以在不影響公共圖書館預算的前提下, 提供對作者的資助。在某些情況下, 公眾借閱權可以計算出特定作者的圖書外借統計數據。圖書館員必須參與公眾借閱權的擬定, 以確保其不佔用圖書館的預算。
- 丹麥政府編列公眾借閱權的預算, 用來支付給印本作品的作者、譯者、插畫者、攝影師或作曲家等。公眾借閱權被視為文化支持的項目(http://www.bs.dk)。
適當的經費是發揮公共圖書館角色的重要關鍵, 沒有長期的相當經費支持, 難以發展服務的政策, 有效使用既有的資源。例如: 沒有維護經費的新圖書館、沒有更新經費維護的新書館藏、沒有維護及更新經費的電腦系統等。不祗是開辦公共圖書館需要經費, 更需要固定可靠的後續經費來維持其營運。
2.4.1 工作重點
公共圖書館及其提供的服務是社區的長期投資, 應有足夠的經費。即使最富裕的社會, 也不太可能提供充足的經費給所有的服務項目。因此, 有工作重點的計畫是推動服務的重要關鍵。不論圖書館服務的經費多寡, 這個程序都是必要的。為了確定策略規劃和維持既定的工作重點, 各項服務應有書面的說明, 定期檢查這些說明, 必要時應加以修訂。
2.4.2 伙伴關係
無論規模有多大經費有多充裕, 任何一個公共圖書館都不可能單獨滿足其使用者的所有需求。藉著與其他圖書館或相關機構結盟或形成網絡, 提供近用其他資訊資源, 擴大既有資源的範圍, 才能滿足該公共圖書館使用者的資訊需求。
2.4.3 經費來源
公共圖書館的經費有若干來源, 因應各國的地區因素, 每個經費來源所佔的比率不儘相同。
主要的經費來源有:
- 地方或中央政府的稅收
- 地方或中央政府的專案補助。
次要的經費來源包括:
- 基金會或個人的捐助
- 商業活動的收入, 如出版銷售圖書、藝術品及手工藝品
- 從使用者徵收, 如罰款
- 為個別使用者提供服務的收入, 如複印、印表等
- 其他機構的贊助
- 公益彩券的盈餘分配。
2.4.4 使用者付費
國際圖書館協會聯盟/聯合國教科文組織《公共圖書館宣言》指出: 原則上, 公共圖書館應提供免費的服務。向使用者收取服務費及會費不應成為公共圖書館的收入來源, 由付費的能力造成誰有能力使用公共圖書館, 減少近用的機會, 違反公共圖書館必須對所有人開放的原則。某些國家確實向使用者徵收會員費及為特定的服務收費, 無疑地, 這種收費方式拒絕無力付費者的近用權利。向使用者收費祗能被視為暫時的權宜之計, 不可視為公共圖書館經費固定的來源。
有些國家向使用者徵收外借資料逾期罰款, 為確保資料的流動性, 不讓資料在一個使用者手中停留太久, 這是必要的做法, 但罰款的金額不宜過高, 以免影響使用圖書館的意願。有些圖書館對複印或印表等個人化的服務收費, 這些收費也不應太高, 以免影響使用這些服務的意願。
2.4.5 科技經費
公共圖書館應儘量使用新科技改善既有的服務, 並提供新的服務項目, 即投資在各種電子設備, 並仰賴這些設備提供服務。為了持續有效的服務, 還應經常提昇及更新這些設備, 要有完整的計畫擬定提昇及更新設備的經費需求。
2.4.6 館外經費
圖書館員應大膽地向外尋求經費, 不過, 接受特定經費反而有害於公共圖書館為大眾服務的基本原則時, 應斷然拒絕, 有些商業機構, 願意提供有條件的經費, 以限制公共圖書館服務的普遍性。
- 西班牙的塔拉貢那公共圖書館從該市的企業獲得贊助, 營運商業及經濟資訊服務。
公共圖書館必須有合適的治理機關, 由公職人員與圖書館委員會成員等在地的代表組成。圖書館委員會應有辦事規章, 工作記錄應公開讓大眾閱覽, 應定期開會, 公佈議程、會議記錄、年度報告及預結算書。通常治理機關著重在政策方面, 不必參與日常的運作, 館長需要直接參與治理機關的會議, 並與之密切配合。政策文件必須公開, 儘可能讓當地居民參與公共圖書館的發展。
公共圖書館員藉由提出工作報告、舉辦公開的會議和接受協商等作為, 取得治理機關及在地居民的信賴, 執行業務與對治理機關報告時, 必須採取最高的專業標準。政策的決定是治理機關及館長的職責, 但是仍應尋求在地居民的參與, 他們才是圖書館的真正使用者或潛在使用者。宣告圖書館服務層級的'圖書館讀者服務憲章', 已經在若干國家出現(參見附錄3), 它是公共圖書館與使用者的'合約', 與使用者協商過的圖書館讀者服務憲章, 更有公信力。
公共圖書館要有良好的管理和行政, 公共圖書館的行政必須朝改進服務品質前進, 不能以行政本身為目標, 必須有效及可靠。為了取得最佳的成果, 大型公共圖書館服務的行政及管理幹部須有跨學科的能力, 包括: 圖書館學、會計專長、公共關係及系統管理的技能。部份的業務可以由上級單位或相關機構辦理, 如: 法務、薪資及退休等。
公共圖書館處在複雜的社會裡, 人們的時間和精力被很多事務佔用, 圖書館應做公共關係, 向外界宣傳自己的存在和提供的服務範圍。簡單的公關方式，包括: 建立看板、列有開放時間和服務項目的折頁等, 也可採取較複雜的方法, 如: 辦理推廣活動、建立網站宣告圖書館的服務與活動(見第6章"公共圖書館管理與行銷")。