必須有效地組織公共圖書館, 並維持營運的專業標準。
圖書館員是使用者和資源之間的橋樑, 為了確保服務的品質, 圖書館員的專業教育及在職教育是不可或缺的。
(國際圖書館協會聯盟/聯合國教科文組織《公共圖書館宣言》, 1994)
員工是營運圖書館的重要資源, 員工薪資通常佔圖書館總預算極大的部份, 為了提供社區最好的服務, 必須維持訓練有素活動力強的團隊, 有效運用圖書館的資源, 滿足社區的需求。必須有足夠的員工, 執行這些責任。
員工管理是一件重要的工作, 所有員工應清楚瞭解圖書館服務的政策、明確的職責、適度規範的工作條件, 以及足以和工作匹配的薪資水準。
公共圖書館是為社區所有成員提供服務的機構, 這些成員的需求互異且多變。公共圖書館員工需要各種技能與素質, 包括: 人際溝通技巧、社會意識、團隊工作, 領導及勝任圖書館的實務及業務。公共圖書館員工的基本素質和技能, 包括下列幾點:
正向的人際溝通能力
瞭解使用者需求的能力
與社區內個人和社群合作的能力
對文化多元性的知識及理解
對館藏資源的瞭解及近用的知識
對公共服務原則的理解和同理心
與他人合作, 提供有效圖書館服務的能力
具有靈活辨識和適應變化的組織能力
對新觀念及實務, 有想像力、洞察力, 並願持開放的心胸
面對新的情況, 有改進工作方法意願
具備資訊的知識和通訊的技術。
公共圖書館的員工可分為下列幾個類型:
- 合格館員
- 圖書館助理
- 專業技術員工
- 輔助員工
某些國家還有另一種類型員工, 稱為圖書館技術人員或準專業人員, 需具備中等資格。
員工可以全職或兼職, 有些國家的制度, 允許2或3人共有一個職位, 通常稱為職務共享, 讓經驗豐富但卻無法全職工作的人員, 也有服務的機會。
5.3.1 合格館員
5.3.2 圖書館助理合格館員是指已修畢大學或研究所本科的專業圖書館員, 他們有能力設計、規畫、組織、實施、管理並評鑑圖書館資訊服務及圖書館系統, 以滿足社區使用者對圖書資訊服務的需求。這些工作包括: 館藏規畫、館藏資源的整理與利用、建議及協助使用者查找和利用資訊, 開發近用圖書館資源的系統。合格館員應當與社區成員定期連繫。為完成這些功能, 兒童圖書館員、資訊圖書館員及參考圖書館員等特定領域的員工, 應共同形成專業團隊。
合格館員應盡的職責如下, 這個清單並不詳盡, 也不期望合格館員能同時承擔這些工作:
分析社區的資源與資訊需求
制訂和實施服務發展的政策
規畫公眾服務措施並參與提供服務
擷取和提供資訊
以適當的資料, 回答參考和資訊諮詢
協助使用者利用圖書館資源和資訊
制訂服務措施, 滿足兒童等特定社群的需求
建立和維護資料庫, 滿足圖書館及其使用者的需求
設計圖書資訊服務和系統, 滿足公眾的需求
制訂圖書館資源的採購政策和系統
管理和實施圖書館資訊系統
分類編目圖書館資料
推廣圖書館的服務
評鑑圖書館的服務和系統, 並衡量其績效
選擇、評鑑、管理及訓練員工
預算編列
規畫策略
參與籌建新館、改建舊館和對圖書巡迴車的設計、規畫及內裝
隨時瞭解圖書館學及資訊服務的最新發展, 包括相關技術的發展。
圖書館助理的職責, 包括日常的圖書出納工作, 和一般性的業務，如: 上架、讀架、圖書加工、資料鍵入、排架、文書工作及基本層次的使用者詢問等。圖書館助理是公眾最常接觸的員工, 因此, 他們必須具備較佳的人際溝通技巧, 並接受適當的訓練。
5.3.3 專業技術員工
大型的公共圖書館可以聘用專業技術員工, 從事特定的工作, 如: 電腦系統管理、行政管理、財務管理、教育訓練和行銷等。專業技術員工可以具備本業的專長, 而不必有圖書館學的專長。
5.3.4 輔助員工
輔助員工包括: 門口收發員、清絜員、駕駛員和保全員。他們的工作十分重要, 讓圖書館工作得以順利進行, 是圖書館團隊不可或缺的一部分。
5.3.5 員工的組成
圖書館員工的組成, 應儘可能反映被服務人口的結構, 社區中有相當數量特定族群時, 圖書館應雇用這個族群的成員為員工, 以員工的結構, 表明圖書館是為社區所有成員服務的機構, 有助於吸收各層面的使用者。
面對民眾、同事及外部社群時, 公共圖書館的員工應維持較高的專業倫理標準。必須平等對待所有的民眾, 儘量提供完整且正確的資訊。圖書館員不應當侷限於個人的態度和意見, 祗為特定的民眾服務, 祗選擇和陳列特定的資料。圖書館滿足社區所有成員的需求, 民眾對圖書館員工的公正無私, 會有相當信心。有些國家的圖書館協會制訂專業倫理準則, 可做為其他國家在制定專業倫理準則的參考。國際圖書館協會聯盟的資訊與言論自由委員會網站, 有世界各國30多種圖書館員專業倫理準則。(http://www.ifla.org/faife/ethics/codes.htm)
圖書館的營運是團隊努力的成果, 所有員工密切合作。根據員工的技能和專長, 分配相關的工作, 要求合格館員從事固定的圖書出納作業, 是浪費人力資源的作法; 同樣地, 要求每個圖書館配合格館員, 而不考慮其規模或圖書出納量, 也是沒有必要的。開放時間有限的小型圖書館, 不需全程都有合格館員在場, 祗要有合格館員帶領即可, 讓所有的使用者都有機會接觸到合格館員。任用員工時, 應有書面的文件, 明確指示其任務和職責, 沒有與相關員工協商之前, 不能隨意更改其內容。
圖書館員工的數量受若干因素影響, 如: 館舍的數量、館舍的規模和格局、每個館舍的部門數量、使用的層級、館外服務的項目以及專業技術員工的數量等。有些服務由區域或全國的中心機構提供或協助時, 當地所需的圖書館員工的數量會受到影響, 可用的館藏資源規模, 也是非常關鍵的因素。參照這些因素及地方性的差異, 可以考慮以下基本員工數量標準(不含輔助員工):
- 每2,500名被服務總人口應有一名全職員工
- 三分之一的員工(不含輔助員工), 應屬合格館員。
這些只是基本的建議性標準, 受到地方環境的影響, 常改變其標準。沒有可靠人口統計的地方, 員工的數量可以依據圖書館的規模、功能範圍及使用者人數, 參照規模接近和特性相似的其他圖書館, 以之為標竿, 據以制訂圖書館員工數量的標準, 也是方法之一。
合格館員應當已修畢大學或研究所的圖書館及資訊科學課程, 為了與最新發展與時俱進, 合格館員必須以正式或非正式的方式, 參與專業在職訓練。公共圖書館合格館員必須與該國的圖書館學系保持密切的連繫, 充分了解學校課程的內容, 盡量參與學校的工作, 如: 受邀專題演講、協助面試學生, 及其他方面的合作等。
5.8.1 師徒制教育訓練是公共圖書館活動的重要項目之一。圖書館應為各層級的全職和兼職員工規畫持續性的教育訓練, 資訊科技的快速發展, 使定期的教育訓練更為重要, 網路的重要性和從其他來源近用資訊的方法, 都應包括在教育訓練計畫內。專業技術員工和輔助員工也應受入門訓練, 了解公共圖書館的功能與目標, 及其運作的內容。
引進新系統的規畫裡, 必須包括教育訓練項目。大型的公共圖書館應設置教育訓練專員, 規畫和實施所有的教育訓練工作。為確保經費無虞, 應有固定的預算比例, 做為教育訓練之用。
- 建議圖書館的總預算中, 應有0.5%至1%的經費用於教育訓練。
即使在預算緊縮的時候, 還應該保持教育訓練的經費水準, 因為在這種情況下, 尤其需要訓練有素的員工。
5.8.2 交流連繫師徒制是經濟有效的教育訓練方法之一, 新進員工與資深員工一起工作, 由資深員工提供指導和訓練。師傅應指導新進員工的工作及環境, 師傅提供一份訓練檢核單, 隨時勾稽, 以確保教育訓練有效的實施。
除了在職教育訓練外, 還應為員工提供與工作有關的短期教育訓練及研討會的場合。鼓勵員工積極參與圖書館協會的會務, 藉以加強與其他圖書館員工的交流, 交換觀念及經驗。可安排與本國或其他國家的同類型圖書館, 辦理員工交換計畫, 對所有參與的員工及圖書館, 都是非常寶貴的經驗。
為了鼓勵和留住技術優良的員工, 應當為各階層員工提供生涯發展機會。為員工提供績效評估方案, 讓員工評價現在的績效, 做為改善和提高技能的參考, 也是評估生涯發展的機會。
所有的圖書館員工都應當有滿意的工作環境, 在受聘時應以書面清楚說明工作條件, 交給新進員工。薪資報酬應和承擔的工作相當, 也應和社區裡其他類似工作的報酬匹配。
5.10.1 健康與安全
員工的健康與安全必須放在第一位, 減少風險的政策和措施不可少。必須考慮以下各方面:
優良的工作環境
符合人體工學的家具及設備
提供技術協助給有特殊需要及身心障礙的員工
擬定緊急疏散計畫, 並定期演練
危害健康與安全的因素, 一經發現就應儘早調整
所有設備和管線都符合法定的安全標準
成立員工健康與安全委員會
指定和訓練員工擔任急救員和消防管理員
為職工提供安全設備, 特別是值夜班和在館外工作的員工
為駕駛圖書館公務車輛的員工提供進階駕駛訓練
必要時, 應提供防護性服裝
限制紙箱的重量和書車的承載量。
公共圖書館的開放時間通常很長, 包括晚上和週休二日, 排定員工的上班時程, 應保留適當的空餘時間, 供其參與社交活動。維持和培育良好的勞資關係, 至為重要。
5.10.2 反社會的行為
公眾自由近用的建築物, 員工偶然會遇到態度不好、有反社會行為的使用者。必須訓練員工應付這種情況, 並有通告其他員工的警報系統。深資員工應及時到場協助, 並全程保留相關的紀錄。引進社工員等其他機構的員工和個人, 協助圖書館員工面對這種局面。
5.11 志工
圖書館運用社區人力擔任志工, 協助圖書館員工時, 需有書面政策敘明志工的工作, 及其與圖書館業務和員工的關係。志工不能視為有薪員工的替代人力。